Czym są e‑sprawozdania finansowe?
E‑sprawozdania to elektroniczne wersje rocznych sprawozdań finansowych zapisane w pliku XML zgodnym ze strukturą 1.2 udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Wyjątek: jednostki sporządzające raporty według MSR/IFRS składają plik w PDF, bo nie objęto ich strukturą JPK_SF.
Kogo dotyczy obowiązek składania e‑sprawozdań?
| Podmiot | Gdzie składa? | Termin |
| Spółki z o.o., S.A., sp.k., S.K.A. i inne z rejestru przedsiębiorców KRS | Portal eKRS → Repozytorium Dokumentów Finansowych | 15 dni od zatwierdzenia |
| Fundacje, stowarzyszenia, uczelnie itp. (CIT, brak rejestru przedsiębiorców) | Szef KAS (bramka MF) | 15 dni od zatwierdzenia |
| Osoby fizyczne z księgami rachunkowymi (PIT) | Szef KAS | Do dnia złożenia PIT |
Spółki z eKRS nie wysyłają XML‑a do urzędu skarbowego—portal przekazuje go do KAS automatycznie.
Etap 1: Jak przygotować sprawozdanie finansowe w formacie XML?
- Aktualny system ERP/FK (np. Comarch ERP XL, enova365, Symfonia) lub bezpłatna aplikacja MF “e‑Sprawozdania Finansowe”.
- Wygeneruj plik XML zgodny ze schemą 1.2 i zweryfikuj go w walidatorze MF przed podpisaniem.
- Jeżeli konwertujesz dane z PDF/Excel do XML zewnętrznym narzędziem, upewnij się, że plik przechodzi walidację XSD.
Etap 2: Jak podpisać e‑sprawozdanie?
Każde esprawozdanie musi być podpisane elektronicznie—bez tego jest nieważne. Dostępne są trzy równoważne metody:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny (certyfikat).
- Profil Zaufany ePUAP (bezpłatny).
- Podpis osobisty w e‑dowodzie.
Podpis składa:
- osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główna księgowa) oraz
- wszyscy członkowie organu zatwierdzającego (np. cały zarząd).
Kolejne podpisy można dokładać do tego samego pliku XML.
Etap 3: Jak wysłać e‑sprawozdanie?
- Spółki KRS
- Zaloguj się na prs.ms.gov.pl.
- Formularz „Złożenie dokumentów finansowych” → dołącz XML + dodatkowe PDF‑y (sprawozdanie z działalności, opinia biegłego).
- Wyślij i sprawdź status „przyjęto”.
- Jednostki CIT/PIT bez KRS
- Otwórz aplikację MF lub moduł ERP zintegrowany z bramką MF.
- Wgraj podpisany plik i wyślij do Szefa KAS.
- Pobierz i zarchiwizuj UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Wiele systemów ERP (np. Comarch ERP XL) pozwala przejść cały proces z poziomu programu.
Czytanie sprawozdań finansowych XML – jak to zrobić?
Surowy plik XML nie nadaje się do analizy „gołym okiem”. Skorzystaj z jednego z narzędzi:
- Aplikacja MF – otwiera XML i eksportuje czytelny PDF.
- Darmowe czytniki online – wgrywasz plik, otrzymujesz podgląd HTML/PDF.
- Import do ERP – podgląd bilansu i RZiS bezpośrednio w systemie.
Dzięki temu czytanie sprawozdań finansowych XML staje się proste nawet dla osób nietechnicznych.
Najczęstsze błędy i problemy
- Nieaktualna schema (np. 1.1) → odrzucenie pliku.
- Brak podpisu choć jednej wymaganej osoby.
- Wysłanie dokumentu do niewłaściwej instytucji (spółka KRS → KAS lub odwrotnie).
- Brak UPO / potwierdzenia z eKRS w archiwum.
- Nieprawidłowa struktura danych (niespójne sumy bilansowe).
Podsumowanie
E‑sprawozdania finansowe XML są dziś jedyną akceptowaną formą rocznego raportu księgowego. Klucz do bezproblemowej obsługi:
- twórz plik w aktualnej schemie 1.2,
- podpisuj go kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym lub podpisem osobistym,
- wysyłaj do właściwego organu w ustawowym terminie,
- przechowuj potwierdzenia,
- a do analizy treści używaj narzędzi do czytania sprawozdań finansowych XML.
Potrzebujesz wsparcia? Pomożemy zautomatyzować generowanie, podpis i wysyłkę sprawozdań w Twoim ERP, aby e‑sprawozdania były formalnością, a nie wyzwaniem.
