Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w BPM/DMS?
Business Process Management (BPM), wcześniej Document Management System (DMS), to platforma do zarządzania procesami biznesowymi i dokumentacją.
W praktyce obieg dokumentów w BPM/DMS oznacza, że każda faktura, umowa czy wniosek:
- trafia do cyfrowego repozytorium,
- jest przypisywana do odpowiedniego procesu,
- automatycznie kierowana do właściwych osób w organizacji.
Efektem jest szybsza praca, mniejsze ryzyko błędów i pełna kontrola nad przepływem informacji.
Funkcjonalności Comarch BPM (dawniej DMS – Document Management System) wspierające obieg dokumentów
- Projektowanie procesów (low-code) – tworzenie ścieżek akceptacji dokumentów bez programowania, przy pomocy graficznego konfiguratora.
- Integracja z ERP – połączenie z Comarch ERP (Optima, XL, Altum) pozwala na automatyczne powiązanie dokumentów z danymi księgowymi, handlowymi i produkcyjnymi.
- Automatyczny odczyt (OCR & KSeF) – dane z faktur wprowadzane są bez ręcznego przepisywania.
- Repozytorium i archiwum – bezpieczne przechowywanie dokumentów i ich szybkie wyszukiwanie.
- Mobilność i dostęp z każdego miejsca – aplikacje desktopowe, webowe i mobilne (Android, iOS).
- Powiadomienia i eskalacja – przypomnienia o zadaniach, automatyczne eskalowanie opóźnień.
- Historia zmian i raporty – pełna transparentność procesów i możliwość analizy efektywności.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w systemie BPM/DMS?
- Analiza procesów i dokumentów
Zidentyfikuj, jakie typy dokumentów (faktury, umowy, zamówienia, wnioski) mają być obsługiwane w BPM/DMS.
- Projektowanie obiegu
Skonfiguruj ścieżki akceptacji, powiadomień i integracji z ERP.
- Konfiguracja OCR i repozytorium
Ustaw automatyczne wczytywanie danych i kategoryzację dokumentów.
- Integracja z innymi narzędziami
Połącz BPM/DMS z systemem ERP, e-mailem, KSeF i innymi źródłami dokumentów.
- Szkolenie pracowników
Zapewnij zespołowi wiedzę potrzebną do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów.
- Testy i rozwój
Rozpocznij pilotaż w jednym dziale, a następnie rozszerz proces na całą organizację.
Korzyści z wdrożenia BPM (dawniej DMS – Document Management System)
- Centralizacja dokumentów – wszystkie pliki w jednym repozytorium.
- Szybszy obieg dokumentów – skrócenie czasu akceptacji i realizacji procesów.
- Bezpieczeństwo i zgodność – kontrola dostępu, historia zmian, zgodność z RODO.
- Mobilność – dostęp do dokumentów z każdego miejsca i urządzenia.
- Automatyzacja – eliminacja ręcznych czynności dzięki OCR i workflow.
Podsumowanie
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Comarch BPM (dawniej DMS – Document Management System) to inwestycja w efektywność, bezpieczeństwo i transparentność procesów.
Niezależnie od tego, czy obsługujesz kilkanaście, czy kilkaset dokumentów dziennie – BPM/DMS pozwoli Twojej firmie usprawnić pracę i ograniczyć koszty.
