Comarch DMS: automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych
Bez względu na wielkość lub branżę działalności, efektywne zarządzanie dokumentacją jest kluczowe dla każdej organizacji. Zaawansowane możliwości oferowane przez Comarch DMS wspierają cyfryzację biznesu i eliminują potrzebę obsługi dokumentów w formie papierowej oraz zarządzania nimi za pośrednictwem e-maili czy arkuszy kalkulacyjnych Excel. Dzięki systemowi Comarch DMS usprawnisz procesy związane z wprowadzaniem, opisem czy zatwierdzaniem różnorodnych dokumentów, takich jak faktury, umowy czy korespondencja.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O COMARCH DMS
Najczęściej zadawane pytania o Comarch DMS
Zarządzanie dokumentami nigdy nie było prostsze. Comarch DMS, zaawansowany system do zarządzania dokumentami, staje się niezbędnym narzędziem dla wielu firm na całym świecie. Ale co sprawia, że ten system jest tak wyjątkowy? Jakie są najczęściej zadawane pytania dotyczące Comarch DMS i jakie są na nie odpowiedzi? Odpowiedzi na te pytania, a także wiele więcej, znajdą Państwo w poniższym artykule.
Korzyści i funkcjonalności Comarch DMS- zautomatyzowanego obiegu dokumentów.
Znalezienie efektywnego sposobu zarządzania dokumentacją w firmie stanowi jedno z największych wyzwań dla współczesnych przedsiębiorstw. W dobie cyfryzacji, digitalizacji i przyspieszonej transformacji cyfrowej, firmy poszukują narzędzi, które pomogą im usprawnić procesy biznesowe, zwiększyć wydajność i zoptymalizować koszty operacyjne. Jednym z takich narzędzi, które ma szereg zalet, jest Comarch Document Management System (Comarch DMS), system do zarządzania obiegiem dokumentów. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym korzyściom i funkcjonalnościom, jakie oferuje Comarch DMS. Omówimy zarówno aspekty techniczne, jak i praktyczne zastosowanie systemu, aby pomóc Czytelnikom zrozumieć, jak mogą wykorzystać potencjał tego narzędzia w swojej działalności.
Comarch DMS: Czym jest i jak działa system do obiegu dokumentów?
Dokumentacja jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości i branży. W dzisiejszych czasach, gdy informacje napływają z wielu źródeł, a ich ilość rośnie z dnia na dzień, kluczowe jest efektywne zarządzanie nimi. Comarch DMS, czyli system zarządzania dokumentami, pozwala na zwiększenie wydajności pracy zespołu, a także zminimalizowanie ryzyka błędów wynikających z utraty lub błędnej interpretacji danych. W tym artykule dowiesz się, czym jest system do obiegu i zarządzania dokumentami Comarch DMS, jakie są koszty wdrożenia systemu DMS oraz jakie obszary biznesowe obejmuje i usprawnia elektroniczny obiegu dokumentów w firmie. Zapraszamy do lektury.
Cyfrowe archiwum dokumentów-
Comarch DMS
Skuteczna cyfryzacja dokumentacji firmowej umożliwia ich łatwą klasyfikację, archiwizację oraz przeszukiwanie w wersji cyfrowej. W obliczu dużej ilości dokumentów, z którą zmagają się większość firm, taka efektywność jest kluczowa dla bieżącej pracy operacyjnej. Korzystając z Comarch DMS i jego modułu Repozytorium, można z łatwością spełnić te wymagania, przechodząc od tradycyjnego przechowywania dokumentów w papierowej formie w folderach i segregatorach do ich elektronicznej wersji, co gwarantuje płynną pracę i wysoki standard bezpieczeństwa.
Zarządzanie procesami w Comarch DMS
Comarch DMS jest platformą typu low-code, umożliwiającą łatwe i elastyczne tworzenie procesów, które wspierają digitalizację różnorodnych aspektów działalności firmy. Dzięki zintegrowanemu konfiguratorowi graficznemu, zarządzanie procesami nie wymaga zaawansowanych umiejętności programistycznych, co umożliwia rozbudowę systemu i implementację nowych procedur dokumentacyjnych niezależnie.
Każdy proces w systemie jest zbudowany z diagramu oraz specjalnie zdefiniowanej karty obiegu, zawierającej listę pól różnego rodzaju, które mogą być wypełniane manualnie lub automatycznie na każdym etapie obiegu dokumentów. Tworzenie ścieżki przepływu informacji i akceptacji dokumentów odbywa się intuicyjnie, przy użyciu techniki przeciągania i upuszczania (drag&drop) oraz łączenia kolejnych kroków. Na każdym etapie procesu można ustalić, które dane są widoczne lub wymagane, a także zdefiniować warunki przekazania dokumentów, co umożliwia dostosowanie systemu do specyficznych reguł biznesowych organizacji, takich jak matryce akceptacji. To wszystko sprawia, że Comarch DMS efektywnie odwzorowuje w systemie cyfrowym wszelkie procesy obiegu dokumentów w firmie.
Comarch OCR- szybsze wprowadzanie dokumentów
Comarch DMS zapewnia usprawnienie procesu wprowadzania faktur poprzez integrację z usługą Comarch OCR. Technologia ta, oparta o zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), automatycznie rozpoznaje dane z dokumentów i wprowadza je do systemu. Dzięki temu proces wprowadzania faktur jest przyspieszony, a ryzyko wystąpienia błędów jest znacząco zredukowane.
Istotnym aspektem jest to, że Comarch DMS oferuje funkcje pozwalające na przetwarzanie faktur otrzymanych różnymi drogami:
- Automatyczne importowanie zeskanowanych dokumentów z określonych katalogów,
- Bezpośrednia współpraca ze skanerem,
- Pobieranie dokumentów załączonych do wiadomości e-mail,
- Przetwarzanie danych z fotografii wykonanych za pomocą aplikacji mobilnej.
Takie rozwiązania znacząco ułatwiają zarządzanie fakturami i są przykładem jak technologie cyfrowe mogą efektywnie wspierać codzienne operacje biznesowe.
Mobilny obieg dokumentów
Dzięki Comarch DMS, praca z dokumentami firmowymi oraz zarządzanie zadaniami jest możliwa z każdego miejsca, co minimalizuje ryzyko niepotrzebnych opóźnień w procesach. Niezależnie od tego, czy pracownik przebywa w biurze, wykonuje zadania w ramach pracy zdalnej, czy też znajduje się w podróży służbowej, na przykład w pociągu, system zapewnia mu ciągły dostęp do potrzebnych informacji. Możliwość pracy zapewniona jest przez cztery różne platformy:
- Aplikacja na komputery stacjonarne,
- Przeglądarka internetowa,
- Aplikacja dla systemu iOS,
- Aplikacja dla systemu Android.
Tak szeroki wybór opcji dostępu umożliwia użytkownikom odpowiedzialnym za konkretne etapy procesu na szybkie akceptowanie lub odrzucanie dokumentów, dopisywanie wymaganych informacji, a także wprowadzanie nowych dokumentów, niezależnie od używanego urządzenia.
Pełna Kontrola- analiza i raportowanie
Dostęp do informacji o dokumentach bieżących oraz archiwalnych, jak również o zadaniach, jest zapewniony użytkownikom Comarch DMS poprzez przejrzystą listę dokumentów. Funkcjonalności te są rozbudowywane przez wbudowany moduł raportowania, który umożliwia prezentację danych w formie tabel, diagramów oraz wykresów. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko analizować zarówno ogólne, jak i szczegółowe dane dotyczące określonych kwestii.
System oferuje standardowe raporty, w których znajdują się między innymi informacje o zadaniach przeterminowanych czy ilości dokumentów podzielonych według pracowników i etapów procesu. Ponadto, Comarch DMS wyposażony jest w kreator raportów, za pomocą którego można tworzyć własne, dostosowane zestawienia, na przykład niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca, które są potrzebne do rozliczeń VAT.
Pełna integracja z systemami ERP
Elektroniczny obieg dokumentów często pełni funkcję uzupełnienia dla tradycyjnych systemów ERP. Comarch DMS może nie tylko wspierać standardowe procesy, ale również pomagać w zarządzaniu obszarami wykraczającymi poza podstawowy zakres systemów ERP, eliminując konieczność inwestowania w specjalistyczne, dedykowane rozwiązania.
To rozwiązanie jest integralną częścią oferty Comarch ERP 4.0, co oznacza, że jego integracja z systemami Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Enterprise oraz Comarch ERP Altum jest naturalnym elementem funkcjonowania Comarch DMS. Pozwala to uniknąć problemów związanych z instalacją, konfiguracją czy synchronizacją danych, na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w czasie rzeczywistym. Dzięki wykorzystaniu tych samych słowników danych (np. kontrahenci, towary) oraz możliwości generowania przetworzonych dokumentów do systemu ERP, zapewniona jest spójność danych bez konieczności ich niepotrzebnego duplikowania czy ponownego wprowadzania. Rozbudowane opcje konfiguracji umożliwiają łatwe rozszerzanie współpracy między DMS a ERP.
Comarch DMS oferuje również możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami w wersji Standalone.
Robotyzacja i automatyzacja procesów
Comarch DMS umożliwia efektywną optymalizację i automatyzację procesów w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. System zapewnia szeroki zakres funkcjonalności, począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania danych w fakturach dzięki usłudze Comarch OCR, poprzez zastosowanie mechanizmów sztucznej inteligencji, które sugerują kolejne kroki w procesie, aż do automatycznego przekazywania dokumentów do następnych etapów pracy. Elastyczność systemu oraz możliwość implementacji specyficznych dla firmy reguł biznesowych sprawiają, że w ramach Comarch DMS realizowane są wyłącznie te czynności, które są rzeczywiście potrzebne, co pozwala na wyeliminowanie zbędnych kroków.
Skontaktuj się z ekspertem SEDKOMP
Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.
Obszary biznesowe które usprawnia Comarch DMS
Księgowość i finanse
Faktury kosztowe
Zapotrzebowania
Akceptacja płatności
Delegacje
Akceptacja dodatków i premii
Kadry i płace
Wnioski urlopowe
Zgłoszenia wakatów
Zapisy na szkolenia
Oceny okresowe
Ewidencja umów
Administracja
Obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Rejestr umów
Pełnomocnictwa
Wnioski na zarząd
Zarządzanie flotą
IT
System zgłoszeń
Nadawanie uprawnień
Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
Zarządzanie zmianami w systemach
Procedury ISO
Wnioski racjonalizatorskie
Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
Pozostałe obszary
Zarządzanie produktem
Akceptacja limitu kredytowego
Ocena dostawców
Zgłoszenia serwisowe
