Korzyści i funkcjonalności Comarch DMS- zautomatyzowanego obiegu dokumentów.

Jakie są korzyści z używania systemu Comarch DMS?

Wdrożenie i korzystanie z aplikacji Comarch DMS niesie za sobą wiele korzyści i udogodnień dla firm i jej pracowników. Zintegrowany system ERP z systemem Comarch DMS umożliwia automatyzację i optymalizację wielu procesów. Niżej przedstawiamy kilka najważniejszych korzyści wdrożenia i korzystania z Comarch DMS.

Tradycyjny obieg dokumentów vs Document Management System (DMS)

Zarządzania dokumentami to podstawowy obowiązek przedsiębiorców, który może być realizowany w modelu tradycyjnym lub cyfrowym. Papierowy obieg dokumentów to rozwiązanie, na którym bazuje duża część firm z sektora MŚP. Niestety, taki system pracy wiąże się z wieloma niedogodnościami, w tym koniecznością przekazywania deklaracji, ewidencji czy faktur kosztowych w formie fizycznej. W rezultacie proces obiegu dokumentów znacząco się wydłuża. Stworzenie zhierarchizowanego układu dokumentów wymaga bowiem ręcznego przejścia przez wszystkie etapy związane z rejestrowaniem dokumentów, przyporządkowaniem na podstawie konkretnych kryteriów, klasyfikacją i zarchiwizowaniem.

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie obejmuje obszary księgowości, kadr i płac, administracji, IT i nie tylko. Co za tym idzie, przekazywanie faktur wyłącznie w formie papierowej niesie za sobą zbyt duże ryzyko zagubienia i nierzadko wymusza czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w archiwum. Firma musi ponadto stworzyć miejsce pracy dla osoby, która będzie realizować obsługę procesów przepływu dokumentów. To z kolei może stanowić duże obciążenie budżetowe dla firmy, która dopiero rozpoczyna działalność.

Rozwiązaniem tego problemu jest elektroniczny obieg faktur kosztowych, który automatyzuje cały proces. System do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie stanowi integralny element wielu aplikacji ERP, które integrują różne obszary działań przedsiębiorstwa. Oprogramowanie jest połączone z innymi modułami systemu ERP oraz BI, dzięki czemu wdrożenie systemu DMS nie zajmuje wiele czasu. Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno w przypadku firmy z sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw, jak i dużego przedsiębiorstwa czy podmiotu stanowiącego grupę spółek.

Dzięki systemowi DMS nie musisz ręcznie spisywać potrzebnych danych, ponieważ informacje z faktur są od razu sczytywane – wszystko dzięki automatycznemu zapisywaniu informacji w programie. Document Managment System ułatwia wyszukiwanie dokumentów na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych (tzw. elektroniczne archiwum). Wprowadzenie faktury do systemu może odbywać się z dowolnego miejsca na świecie, np. przy pomocy skanu. Na szczególną uwagę zasługuje także proces administrowania systemem, który jest w pełni intuicyjny. Sprawne zarządzanie użytkownikami oraz ich uprawnieniami zwiększa intuicyjność aplikacji i umożliwia ograniczenie do minimum liczby zbędnych informacji.

System DMS ułatwia sprawną i szybką realizację działań związanych z obiegiem dokumentów, które jeszcze do niedawna spoczywały na barkach konkretnego pracownika oddelegowanego do wykonywania tych czynności. Jeżeli zależy Ci na optymalizacji kosztów, rozważ zaimplementowanie tego rozwiązania w swojej firmie.

Zwiększenie wydajności pracy

Jedną z ważniejszych korzyści systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Comarch DMS jest wzrost wydajności pracy. Rozwiązanie Comarch DMS eliminuje czasochłonne czynności związane z zarządzaniem dokumentacją papierową. Aplikacja DMS pozwala na szybkie wyszukiwanie, przesyłanie, akceptowanie dokumentów, co znacznie skraca czas pracy z dokumentem. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi jest efektywniejsze.

Optymalizacja procesów biznesowych

Dzięki centralizacji zarządzania dokumentami oraz możliwość pracy w jednym systemie z wszelką dokumentacją biznesową, procesy są zoptymalizowane i zautomatyzowane. Automatyzacja obiegu dokumentów w Comarch DMS przyczynia się do ogólnego usprawnienia pracy. System obiegu dokumentów Comarch DMS zoptymalizujesz działania związane z akceptacją, wprowadzaniem, czy opisywaniem wszelkich dokumentów firmowych.

Redukcja kosztów

Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów DMS firmy Comarch możesz znacząco zredukować koszty związanie z papierową dokumentacją, archiwizacją, czy przesyłaniem dokumentów w wersji papierowej. Możesz częściową zrezygnować z drukowania dokumentów papierowych na rzecz dokumentów cyfrowych. Ponadto, automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem i obiegiem dokumentów przyczynia się do zmniejszenia kosztów pracy i wzrostu efektywnego zarządzania dokumentami.

Bezpieczeństwo informacji i kontrola

Comarch DMS pozwala na skuteczne zarządzanie dostępem do poszczególnych dokumentów, co gwarantuje ich bezpieczeństwo. System umożliwia monitorowanie każdej operacji przeprowadzonej na dokumencie, co zwiększa kontrolę nad informacjami w firmie.

Dzięki wysokiemu poziomowi kontroli obiegu wewnątrz firmy, możesz być na bieżąco informowany na jakim etapie akceptacji, czy przetwarzania znajduje się konkretny dokument. Elektroniczny system obiegu dokumentów Comarch gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i swobodny przepływ informacji, zapewniając kontrolę dostępu do danych oraz ich odpowiednią ochronę.

Jakie są możliwości personalizacji i kluczowe funkcje systemu Comarch DMS?

OCR- szybsze wprowadzenia faktur

A jak działa system DMS? System obiegu dokumentów Comarch DMS to narzędzie służące ulepszeniu procesu obsługi faktur. System DMS pozwala na automatyczne odczytywanie faktur za pomocą funkcjo OCR. Informacje zawarte w dokumentach są automatycznie identyfikowane i wprowadzane do odpowiednich rubryk w systemie przy pomocy najnowocześniejszych technologii bazujących na algorytmach sztucznej inteligencji (AI/ML), które nie tylko przyspieszają ten proces, ale również minimalizują możliwość popełnienia błędów.

Ważne jest, że Comarch DMS oferuje funkcje umożliwiające obsługę faktur niezależnie od metody ich dostarczenia:

• automatyczne importowanie zeskanowanych dokumentów z folderów;
• bezpośrednia integracja ze skanerem;
• pobieranie załączników z wiadomości e-mail;
• przetwarzanie informacji na podstawie zdjęć zrobionych za pomocą aplikacji mobilnej.

Centralne przechowywanie dokumentów

Comarch DMS umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do nich i eliminuje problem zagubionych dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów DMS pozwala na przechowywanie różnych rodzajów dokumentów, takich jak umowy, faktury czy protokoły.

Automatyzacja i robotyzacja procesów

Comarch DMS to system umożliwiający optymalne i zautomatyzowane zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów i procesów. Zacząwszy od automatycznego dodawania i wypełniania faktur dzięki usłudze Comarch OCR, przez inteligentne mechanizmy AI sugerujące następne etapy w procesie, aż po automatyczne przesyłanie dokumentów do następnych faz. Szereg funkcji ułatwiających obsługę programu, elastyczność i możliwość dostosowania do firmowych procedur sprawiają, że w systemie DMS wykonywane są jedynie niezbędne operacje, pomijając niepotrzebne kroki.

Wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów

Dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania oraz intuicyjnemu interfejsowi użytkownika, odnalezienie potrzebnych dokumentów jest szybkie i proste. Można wyszukiwać dokumenty na podstawie wielu kryteriów, takich jak słowa kluczowe, data utworzenia czy autor. System zarządzania dokumentami Comarch DMS pozwala swobodnie poruszać się po archiwum dokumentów.

Analiza realizowanych procesów

System Comarch Document Management System pozwala na śledzenie zmian wprowadzanych do dokumentów oraz utworzenie kopii zapasowych, dzięki czemu zawsze można powrócić do poprzedniej wersji. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku współpracy nad dokumentami pomiędzy wieloma osobami. Przy pomocy Comarch DMS możesz na bieżąco kontrolować postęp prac, zmiany w dokumentach, czy aktualny status akceptacji dokumentów. Dodatkowo informacje o bieżących, czy archiwalnych dokumentach i zadaniach znajdują się w narzędziu Comarch DMS w formie czytelnej listy dokumentów.

Jak wdrożyć system Comarch DMS w mojej firmie?

Analiza potrzeb firmy

Przed wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów DMS od Comarch, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć swoje potrzeby biznesowe. Jakie są Twoje wymagania w zakresie zarządzania i przetwarzania dokumentów? Czy chcesz zautomatyzować procesy biznesowe? Jaki jest Twój budżet? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci skonfigurować system tak, aby jak najlepiej służył Twojej firmie.

Wybór partnera Comarch

Zanim implementacja aplikacji Comarch obieg dokumentów należy wybrać partnera Comarch. Przeczytaj „O tym jak wybrać Partnera Comarch„.

Wybór odpowiedniego modułu Comarch DMS

Wśród produktów Comarch DMS możemy wymienić dodatki, takie jak OCR (rozpoznawanie tekstów), Workflow (zarządzanie procesami) czy Connector (łącznik do innych systemów), które mogą zostać dostosowane do Twoich potrzeb. W czasie analizy potrzeb należy określić, które z dodatkowych funkcji usprawnią obieg dokumentów w takim stopniu, żeby potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa zostały zaspokojone.

Instalacja, konfiguracja i testowanie

Po zakupie licencji programu Comarch, następnym krokiem jest instalacja i konfiguracja systemu Comarch DMS. To ważne zadanie, które powinno być wykonane przez doświadczonego specjalistę IT. Dla większego komfortu, Comarch oferuje wsparcie podczas całego procesu wdrożenia. Po zintegrowaniu systemów, konieczne jest przeprowadzenie testów, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie. Po pomyślnym testowaniu, można przystąpić do wdrożenia nowego rozwiązania.

Monitorowanie i aktualizacje

Ostatnim krokiem jest monitorowanie systemu i regularne aktualizacje. Pamiętaj, że system DMS, jak każde inne oprogramowanie, wymaga ciągłego utrzymania i aktualizacji, aby działał sprawnie.

Jak zintegrować system Comarch DMS z innymi narzędziami biurowymi?

Comarch DMS współpracuje z wieloma narzędziami. Można go zintegrować z systemami Comarch ERP, w tym Comarch ERP Altum, . Integracja DMS z systemami Comarch ERP nie jest skomplikowanym procesem, dlatego każdy doświadczony partner Comarch jest w stanie ją przeprowadzić.

Jak szkolić personel do korzystania z systemu Comarch DMS?

Jak każde nowe narzędzie, Comarch DMS wymaga praktyki. Przeszkolenie pracowników z funkcji systemu pozwala na jego efektywne wykorzystywanie. SEDKOMP oferuje szkolenia i wsparcie techniczne związane z wdrożeniem i obsługą systemów Comarch ERP, w tym DMS. Nasi eksperci zapewnią wsparcie na każdym etapie wdrożenia, od analizy potrzeb przedsiębiorstwa, przez konfigurację systemu, aż po szkolenie użytkowników i bieżące wsparcie techniczne.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz tekst „Najczęściej zadawane pytania o Comarch DMS„.