Czym jest system do obiegu dokumentów Comarch DMS?
Comarch DMS to zaawansowany, wielofunkcyjny system zarządzania dokumentami. System DMS ułatwia przechowywanie, udostępnianie, wyszukiwanie dokumentów, przesyłanie i kontrolowanie dokumentów w firmie. Inaczej mówiąc system Comarch DMS to system do zarządzania dokumentacją firmy i system usprawniający elektroniczny proces obiegu dokumentów. System DMS pozwala i wspiera efektywne zarządzanie dokumentami.
Obieg dokumentacji w firmie to proces, w którym dokumenty przemieszczają się pomiędzy poszczególnymi działami i pracownikami w celu uzyskania potrzebnych informacji i podjęcia odpowiednich działań. W tradycyjnym obiegu papierowych dokumentów istnieje ryzyko pomyłek, opóźnień i utraty ważnych informacji. Automatyzacja obiegu dokumentów polega na wykorzystaniu narzędzi informatycznych, takich jak oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, aby usprawnić i ulepszyć ten proces. Warto zautomatyzować obieg dokumentów w firmie, ponieważ pozwala to na poprawę efektywności i przyspieszenie procesów, a także zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony ważnych informacji.
Comarch DMS, czyli system do zarządzania dokumentami to aplikacja, która zastępuje papierowy obieg dokumentów, zautomatyzowanym, elektronicznym obiegiem dokumentów.
Jak działa i jakie obszary biznesowe obejmuje system obiegu dokumentów Comarch DMS?
Jak działa system DMS?
System Comarch DMS to aplikacja oparta na technologii chmury. Umożliwia to użytkownikom dostęp do danych i dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Program DMS pozwala użytkownikowi na stały dostęp do bazy danych za pomocą 4 platform: aplikacji deskopowej, przeglądarki www, aplikacji iOS oraz aplikacji android.
Szerokie możliwość DMS umożliwiają osobom odpowiedzialnym za poszczególne etapy akceptacji i zatwierdzania dokumentów na korzystanie z aplikacji Comarch DMS w dogodny w danym momencie sposób.
Jakie obszary biznesowe obsługuje DMS?
Księgowość i finanse
Ewidencja, przekazywanie i akceptacja dokumentów, np. kosztowych w firmie jest jednym z najczęściej automatyzowanym obszarem w firmach. System DMS to aplikacja, która skutecznie wspiera digitalizację procesów w dziale księgowości. Kontrola kosztów i wydatków a także szybka realizacja płatności to jedne z wielu procesów biznesowych wspieranych przez rozwiązanie Comarch DMS. Obszary związane z księgowością i finansami, w których systemy DMS zapewniają wsparcie:
- faktury kosztowe;
- zapotrzebowanie;
- akceptacja płatności;
- delegacje;
- akceptacja dodatków i premii.
Kadry i płace
Procesy w działach kadrowych również można zdigitalizować. Aplikacja Comarch DMS usprawnia pracę z dokumentami także w działach kadrowo- płacowych. Digitalizacja dokumentów w dziale płac i kadry to jedno z najbardziej pożądanych rozwiązań zarządzania dokumentami. Wśród procesów, które obejmują funkcje Comarch DMS są:
- wnioski urlopowe;
- zgłoszenia wakatów;
- zapisy na szkolenia;
- oceny okresowe;
- ewidencja umów.
Administracja
Cyfrowe zarządzanie dokumentami i uporządkowanie ich w elektronicznym archiwum wewnętrzne zastępując papierowy obieg to efektywne procesy biznesowe w firmie. Dokument management system DMS pozwala optymalizować poniższe procesy związane z administracją:
- obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej;
- rejestr umów;
- pełnomocnictwa;
- wnioski na zarząd;
- zarządzanie flotą.
Chcesz wdrożyć system DMS w swojej firmie?
Skonsultuj się z naszym ekspertem i umów się na prezentację!
IT
W celu ujednolicenia komunikacji w działach informatycznych, narzędzie do Comarch DMS umożliwia usprawnienie procesów takich jak:
- system zgłoszeń;
- nadawanie uprawnień;
- realizacja zapotrzebowania na sprzęt;
- zarządzanie zmianami w systemach.
Procedury ISO
Zarządzanie jakością w firmą to niezwykle ważny aspekt, który także objęty jest usprawnieniami systemowymi DMS w zakresie:
- wniosków racjonalizatorskich;
- zgłoszeń działań korygująco-zapobiegawczych;
- raportów 8D;
- kontroli jakości.
Pozostałe obszary biznesowe
Zdolność do adaptacji Comarch DMS pozwala na tworzenie różnorodnych, unikalnych przepływów dokumentów i procesów, co oznacza, że można realizować niestandardowe zadania na jednej platformie oprócz typowych, takich jak na przykład faktura, dostosowując je do charakterystyki danej firmy. Przykłady takich procesów to:
- zarządzanie produktem;
- akceptacja limitu kredytowego;
- ocena dostawców;
- zgłoszenia serwisowe.
Jakie są koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu obiegu dokumentów DMS?
Wdrożenie aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentem jest inwestycją w automatyzację firmy. Wdrożeniem systemu DMS powinna zająć się doświadczona i kompetentna firma. System DMS znacząco ulepsza organizację i usprawnia obieg i zarządzanie dokumentami w firmie, dlatego warto rozważyć jego wdrożenie. Koszt implementacji systemu DMS będzie się wahał. Cena programu Comarch zależy od zaawansowania i wielkości instalacji. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów mogą posiadać różne funkcjonalności. To od nich, między innymi będzie zależał koszt instalacji systemu zarządzania dokumentami DMS Comarch. Szacowany koszt wdrożenia systemu DMS Comarch to przedział od około 5.000 PLN do około 20.000 PLN.
Czy warto wdrożyć system DMS w swojej firmie?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to w dzisiejszych czasach cyfryzacji powoli zaczyna być standardem. Coraz więcej firm nie wyobraża sobie pracy na papierowych wersjach dokumentów, bo wiąże się ona z bardziej skomplikowanymi procesami i z dodatkową logistyką. System do zarządzania procesem obiegu dokumentów Comarch DMS to rozwiązanie pozwalające na digitalizację i cyfryzację działań związanych z wieloma działami w firmie. Digitalizacja to ułatwienie zarządzania i obsługi dokumentacji w firmie. Dzięki systemowi DMS wyszukiwanie, sortowanie i archiwizowanie dokumentów jest łatwe i szybkie. Dzięki Comarch DMS firmy stają się efektywniejsze a wydajność pracy wzrasta.
DMS zintegrowany z systemem ERP wpływa znacznie na zmniejszenie ryzyka utraty danych. Program Comarch ERP DMS oferuje usługi backupu i odzyskiwania danych. To jest wartością dodaną w zakresie ewentualnej utraty ważnych dokumentów.
Wykorzystanie Comarch DMS w firmie wpływa na jej efektywność. Dzięki elektronicznej kopii dokumentów oraz elektronicznemu archiwum dokumentów, nie ma konieczności wyszukiwania ich w segregatorach. Wydajność pracownika, który nie musi spędzać czasu na przeszukiwaniu dokumentów papierowych jest wyższa. Usprawnienie obiegu dokumentów i wprowadzanie do systemu dokumentów elektronicznych to ułatwienie w funkcjonowaniu firmy. Możliwość rejestrowania dokumentów w systemie i posiadania do nich dostępu w czasie rzeczywistym, co system DMS oferuje wspiera procesy biznesowe. DMS automatyzuje procesy. Rozwiązanie DMS w dobie cyfryzacji, to rozwiązanie które warto wdrożyć w swojej firmie.
Jeżeli chcesz poznać więcej szczegółów dotyczących działania i wdrożenia systemu DMS zapraszamy do tego artykułu.
