Czym jest robotyzacja procesów w ERP?
Robotyzacja procesów polega na wykorzystaniu specjalnego oprogramowania – tzw. botów – do realizacji zadań wykonywanych dotąd manualnie przez pracowników. W systemie ERP boty mogą m.in.:
- rejestrować i przetwarzać dokumenty,
- generować raporty cykliczne,
- przesyłać dokumenty do akceptacji,
- aktualizować dane o klientach czy produktach,
- integrować dane z systemami zewnętrznymi.
Dzięki systemowi RPA te czynności wykonywane są automatycznie, według zaprogramowanego scenariusza, co eliminuje ryzyko błędów i znacznie skraca czas realizacji procesów.
Korzyści z automatyzacji procesów w ERP
Wdrożenie automatyzacji procesów w systemie ERP niesie za sobą szereg korzyści:
- Oszczędność czasu – zadania wykonywane w sekundy zamiast godzin.
- Redukcja błędów – boty działają według precyzyjnych reguł.
- Obniżenie kosztów – mniej manualnej pracy to mniejsze zapotrzebowanie na zasoby ludzkie w obszarach administracyjnych.
- Większa wydajność – boty działają 24/7, bez przerw i przestojów.
- Lepsze wykorzystanie ERP – automatyczne uzupełnianie i weryfikacja danych podnosi efektywność systemu.
- Skalowalność – system RPA można rozwijać o kolejne procesy bez konieczności dużych inwestycji.
Zastosowanie robotyzacji procesów w różnych obszarach biznesu
Robotyzacja procesów biznesowych znajduje zastosowanie niemal w każdej branży i dziale firmy:
- Księgowość i finanse – automatyczne księgowanie faktur, generowanie deklaracji JPK, windykacja należności.
- Sprzedaż i obsługa klienta – aktualizacja stanów magazynowych, weryfikacja płatności, wysyłka powiadomień o zamówieniach.
- Logistyka i magazyn – generowanie zamówień zakupu, optymalizacja tras dostaw, kontrola stanów.
- Kadry i HR – automatyczne generowanie umów, aktualizacja danych pracowników, przypomnienia o kończących się dokumentach.
Jak wdrożyć system RPA w ERP – krok po kroku
Analiza procesów
Określ, które zadania są powtarzalne, czasochłonne i podatne na automatyzację. Wybierz te, które przyniosą najszybszy zwrot z inwestycji.
Dobór narzędzia
Postaw na system RPA kompatybilny z Twoim ERP (np. Comarch ERP), zapewniający integrację z modułami, API oraz narzędziami OCR.
Projektowanie scenariuszy
Zdefiniuj krok po kroku, co ma robić bot – od pobrania danych, przez ich przetworzenie, po zapisanie w ERP lub wysyłkę do innego systemu.
Testy i optymalizacja
Uruchom procesy w środowisku testowym, monitoruj ich działanie, eliminuj błędy i dostosowuj scenariusze.
Wdrożenie i monitoring
Przenieś robota do środowiska produkcyjnego i stale kontroluj jego pracę. Rozszerzaj automatyzację o kolejne procesy w miarę potrzeb.
Przykłady robotyzacji procesów w ERP Comarch
Comarch ERP Optima
Automatyczne pobieranie i księgowanie faktur, kontrola VAT, OCR dokumentów kosztowych, automatyczna windykacja.
Comarch ERP XL
Inteligentne podpowiedzi w fakturowaniu, generowanie raportów, automatyczne powiadomienia o stanach magazynowych.
Comarch ERP Altum
Automatyczne tworzenie zamówień zakupu, przetwarzanie zamówień wewnętrznych, zatwierdzanie dokumentów.
Comarch ERP Enterprise
Zaawansowany Workflow do definiowania procesów, integracji z systemami zewnętrznymi i automatycznego generowania dokumentów.
Comarch DMS (obecnie Comarch BPM)
Robotyzacja obiegu dokumentów w firmie: automatyczne rejestrowanie faktur, dekretacja i przesyłanie do akceptacji, integracja z OCR, tworzenie powiadomień o wymaganych działaniach, a także monitorowanie statusów dokumentów w czasie rzeczywistym.
Comarch ERP XT
Automatyzacja sprzedaży i księgowości w małych firmach: wystawianie i wysyłka faktur, integracja z KSeF, automatyczna weryfikacja kontrahentów w bazach publicznych, przypomnienia o płatnościach oraz synchronizacja danych z bankowością online.
Comarch IBARD
Automatyczne tworzenie kopii zapasowych baz danych ERP, dokumentów i plików użytkowników, synchronizacja danych między urządzeniami, harmonogramy backupów oraz szybkie przywracanie plików w razie awarii.
Comarch Business Intelligence
Automatyczne generowanie raportów i analiz, harmonogram wysyłki raportów e-mailem, integracja z danymi ERP i zewnętrznymi źródłami, monitorowanie KPI w czasie rzeczywistym oraz tworzenie interaktywnych pulpitów menedżerskich.
Najczęstsze błędy przy wdrożeniu automatyzacji procesów
- wybór procesów o zbyt dużej zmienności,
- brak dokumentacji scenariuszy działania botów,
- niedoszacowanie kosztów utrzymania,
- brak planu integracji systemu RPA z ERP i innymi narzędziami.
Podsumowanie
Robotyzacja procesów biznesowych w ERP to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie efektywności, redukcję kosztów i poprawę jakości obsługi. System RPA pozwala przejąć rutynowe zadania i w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji procesów.
Rozpocznij od analizy i pilotażu, a w krótkim czasie zobaczysz wymierne efekty.
