Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

W Tabelce poniżej wskazano Administratora Pani/Pana danych osobowych w zależności od realizowanego celu przetwarzania. Cele przetwarzania są przedstawione szczegółowo w części „PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA”.

I.
CEL: realizacja umowy lub zamówienia, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem a SEDKOMP sp. z o.o., dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.
W przypadku formularzy elektronicznych służących do pobrania/zamówienia pliku (np. e-book, demo, raport itp.) podane dane będą przetwarzane w celu dostarczenia zamówionego pliku oraz w celu kontaktów z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń.
W przypadku formularzy elektronicznych umożliwiających zapisanie się na konferencję, szkolenie lub inny event organizowany przez SEDKOMP sp. z o.o. podane dane będą przetwarzane w celu organizacji eventu oraz w celu kontaktów z Panią/Panem związanych z tym eventem oraz ewentualnych rozliczeń.

II.
CEL: kontakty biznesowe, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
Dane kontaktowe wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach obowiązującej umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane do celu kontaktów biznesowych.
Kontakty biznesowe obejmują bieżące kontakty dotyczące prowadzonych negocjacji, wykonywanie umowy, skierowanie do Pani/Pana oferty, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez SEDKOMP sp. z o.o. lub inne działania marketingowe skierowane do Pani/Pana przez przedstawiciela SEDKOMP sp. z o.o. W ramach realizacji tego celu może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie informacje dotyczące produktów, usług lub działalności SEDKOMP sp. z o.o. oraz inne informacje mające związek z jej działalnością.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele SEDKOMP sp. z o.o. mogą także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty.
Przetwarzanie danych będzie podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

III.
CEL: newsletter, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z newslettera (cofnięcie zgody)
W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera od SEDKOMP sp. z o.o., Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany z częstotliwością określoną przez dział marketingu, tak by zapewnić dostęp do aktualnych informacji o ofercie i działalności SEDKOMP sp. z o.o. oraz innych informacji dotyczących obszarów jej działalności.

IV.
CEL: odpowiedź na zapytanie, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody)
W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgody na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania przed jego cofnięciem; skutkuje brakiem odpowiedzi.

V.
CEL: organizacja i promocja eventu, PODSTAWA PRAWNA: (i) w przypadku zgłoszenia bezpośredniego art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy; (ii) w przypadku zgłoszenia przez pracodawcę lub inny podmiot art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację eventów
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań organizatora
W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu, webinarze lub innym wydarzeniu organizowanym przez SEDKOMP sp. z o.o. dane uczestników i prelegentów będą przetwarzane w celu organizacji eventu oraz kontaktów z tym związanych (przed, w trakcie i po evencie, w tym do przesłania materiałów pokonferencyjnych/szkoleniowych) oraz ewentualnych rozliczeń.
Po okresie realizacji tego celu dane będą dalej przetwarzane do celów: (i) realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji oraz (ii) potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
Przysługuje Pani/Panu prawo sprzeciwu zgodnie z częścią UPRAWNIENIA.

VI.
CEL: wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy SEDKOMP sp. z o.o. a innym podmiotem, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu z art. 21 RODO
Jeżeli została Pani/Pan wskazany jako osoba do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy SEDKOMP sp. z o.o. a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Obejmuje to bieżące kontakty, sporządzenie i archiwizację dokumentacji oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami.
Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora: ochrona praw, wykonanie umów i uzyskanie należnego wynagrodzenia.
Prawo sprzeciwu – patrz UPRAWNIENIA.

VII.
CEL: współpraca z partnerem SEDKOMP sp. z o.o., PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu z art. 21 RODO
W przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez sieć partnerów SEDKOMP sp. z o.o., Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione dedykowanemu partnerowi. Dotyczy to zarówno potencjalnych, jak i obecnych klientów SEDKOMP sp. z o.o., a także sytuacji, gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani/Pana pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje.
Podstawą jest uzasadniony interes administratora: wykonanie umów, rozwój działalności i sieci partnerów.
Prawo sprzeciwu – patrz UPRAWNIENIA.

VIII.
CEL: kontakty z mediami i promowanie w mediach działalności, usług i produktów SEDKOMP sp. z o.o.,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z kontaktów (cofnięcie zgody)
W przypadku dziennikarzy, redaktorów, reporterów i innych osób zajmujących się działalnością dziennikarską dane osobowe będą przetwarzane w celu utrzymywania kontaktów przedstawicieli SEDKOMP sp. z o.o. z mediami oraz promowania w mediach działalności, usług i produktów SEDKOMP sp. z o.o. (w tym informowania o wydarzeniach, produktach, usługach i osiągnięciach).
Podjęcie kontaktów z przedstawicielem SEDKOMP sp. z o.o. będzie traktowane jako zgoda na takie kontakty. Zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie (dane kontaktowe w części „DANE KONTAKTOWE …”). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.

IX.
CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora
W przypadku wykonywania umowy, zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy – w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z prawem. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy Pani/Pan jest stroną, jak i gdy stroną jest Pani/Pana pracodawca lub inny podmiot, albo gdy wykonano na Pani/Pana rzecz świadczenie (np. rezerwacja hotelu).

X.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
Dane wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione SEDKOMP sp. z o.o. mogą być przetwarzane w celu archiwizacji informacji/dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków oraz w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy Pani/Pan jest stroną, jak i gdy stroną jest Pani/Pana pracodawca lub inny podmiot, a także gdy SEDKOMP sp. z o.o. była zobowiązana do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.
Podstawa: uzasadniony interes administratora – ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie należnego wynagrodzenia.
Prawo sprzeciwu – patrz UPRAWNIENIA.

XI.
CEL: kontakt pokonferencyjny, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do dnia uwzględnienia sprzeciwu z art. 21 RODO
Dane osobowe uczestników eventu uzyskane od nich bezpośrednio w czasie eventu (np. wizytówka) lub udostępnione SEDKOMP sp. z o.o. przez organizatora będą wykorzystywane do jednorazowej wysyłki materiałów promocyjnych związanych z tematem eventu oraz zapytania o zgodę na dalsze kontakty.
Podstawa: uzasadniony interes administratora – rozwój działalności, pozyskiwanie klientów, marketing i sprzedaż oraz budowanie relacji.

XII.
CEL: informowanie o nabytym programie lub usłudze, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do dnia uwzględnienia sprzeciwu z art. 21 RODO
Dane osobowe klientów oraz osób wskazanych przez nich do kontaktów będą wykorzystywane do wysyłki informacji dotyczących nabytego programu lub usługi SEDKOMP sp. z o.o.
Podstawa: uzasadniony interes administratora – rozwój działalności, pozyskiwanie klientów, marketing/sprzedaż oraz relacje biznesowe.

XIII.
CEL: gwarancja producenta, PODSTAWA PRAWNA: (i) dane klienta – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, (ii) dane osób wskazanych przez klienta do celów kontaktowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres gwarancji
W przypadku nabycia oprogramowania produkowanego przez SEDKOMP sp. z o.o. od SEDKOMP sp. z o.o. lub za pośrednictwem jej partnera i otrzymania dokumentu gwarancji producenta, dane klienta oraz wskazanych przez niego osób kontaktowych będą przetwarzane w celu realizacji zobowiązań producenta wynikających z udzielonej gwarancji.
Po okresie realizacji tego celu dane będą dalej przetwarzane do celów: (i) realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji oraz (ii) potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
Przetwarzanie danych osób wskazanych do kontaktu odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu administratora – ochrona praw, wykonanie umów i uzyskanie należnego wynagrodzenia.
Po okresie realizacji tego celu – jak wyżej (i) oraz (ii).

XIV.
CEL: weryfikacja kontrahenta, PODSTAWA PRAWNA: (i) dane kontrahenta – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, (ii) dane osób wskazanych przez kontrahenta do celów kontaktowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres weryfikacji kontrahenta
Przed zawarciem oraz w trakcie wykonywania umowy/zamówienia dane klienta, podwykonawcy, dostawcy, usługodawcy lub partnera, z którymi SEDKOMP sp. z o.o. podejmuje współpracę, oraz dane osób wskazanych przez te podmioty do kontaktu będą przetwarzane w celu weryfikacji kontrahenta. Może to obejmować ankietę dotyczącą kontrahenta, weryfikację danych i sytuacji finansowej w rejestrach publicznych lub przez podmioty specjalizujące się w weryfikacji.
Podstawa dla osób kontaktowych: uzasadniony interes administratora – wykonanie umowy i ochrona praw.
Po realizacji celu dane będą dalej przetwarzane do: (i) obowiązek sporządzenia i przechowywania dokumentacji oraz (ii) potwierdzenie wykonania zobowiązań i dochodzenie/obrona roszczeń.

XV.
CEL: badanie satysfakcji klienta, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres badania satysfakcji klienta
Jeżeli jest Pani/Pan klientem SEDKOMP sp. z o.o. lub został(a) Pani/Pan wskazany jako osoba do kontaktu/uczestnik wykonania umowy w związku z umową lub zamówieniem pomiędzy SEDKOMP sp. z o.o. a Pani/Pana pracodawcą lub innym podmiotem, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu przeprowadzenia badania satysfakcji dotyczącego jakości świadczonych usług lub oprogramowania.
Podstawa: uzasadniony interes administratora – wykonanie zawartych umów oraz rozwój działalności.
Po realizacji tego celu dane będą dalej przetwarzane do: (i) realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji oraz (ii) potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości pobrania pliku, udziału w evencie lub zapisu na newsletter.

W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli spółki Sedkomp Sp. z o.o. w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości.

W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego ze spółką z Grupy Comarch – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.

W przypadku wyrażenia zgody na newsletter – zgoda na newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy postępować według instrukcji zawartych w otrzymywanym newsletterze lub skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.

Jeżeli zrezygnuje Pani/Pan z otrzymywania newslettera, ale nie złoży sprzeciwu na kontakty biznesowe, to nadal możemy mieć podstawę, żeby kontaktować się z Panią/Panem w tym celu (pkt II. w części PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA). Aby złożyć sprzeciw na takie kontakty prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.

Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do :

1/ dostępu do danych;

2/ sprostowania danych;

3/ usunięcia danych;

4/ ograniczenia przetwarzania danych;

5/ przenoszenia danych;

6/ sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);

7/ cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).

Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pana odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.

W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt zgodnie z informacją podaną w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.

Zwracamy uwagę na to, że :

• prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;

• prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy ;

• administrator może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).

Od dnia 25 maja 2018 przysługuje Pani/Panu prawo do wniesieni skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych. Lista organów nadzorczych w pozostałych państwach członkowskich UE jest dostępna na stronie http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Dane kontaktowe przechowywane są na serwerach Sedkomp Sp. z o.o., jednak są dostępne zdalnie dla przedstawicieli wszystkich spółki Sedkomp Sp. z o.o. W związku z tym informujemy, że dane osobowe mogą zostać przekazane do państwa spoza UE, w którym prowadzi działalność spółka Sedkomp Sp. z o.o..

Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi spółki z Grupy Comarch podejmują współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla klientów, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi działalności spółki Sedkomp Sp. z o.o..

W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu – Pani/Pana dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, współorganizatorom, hotelom oraz innym podmiotom zaangażowanym w organizację eventu.

W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, w stosunku którego nie została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, spółki Sedkomp Sp. z o.o. stosują odpowiednie zabezpieczenia poprzez standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub organ nadzorczy (zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt c) i d) RODO).

Zapytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych i sposobu uzyskania kopii standardowych klauzul ochrony danych prosimy kierować zgodnie z informacjami podanymi w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.

Podane przez Panią/Pana dane mogą być przetwarzane w celu profilowania i dostosowania przesyłanych przez nas treści marketingowych, ofert lub informacji do Pani/Pana zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej.

Podane przez Panią/Pana dane nie będą jednak przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez spółkę Sedkomp Sp. z o.o. stanowi dokument o wyłącznie informacyjnym charakterze i jest ujawniona w celu realizacji wynikających z przepisów RODO obowiązków informacyjnych spółki Sedkomp Sp. z o.o. Informacja jest jednocześnie utworem w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, który podlega ochronie. Zabrania się jej powielania lub wykorzystywania w całości lub w części niezgodnie z przeznaczeniem.