Klient
Firma działająca w sektorze usług i handlu B2B każdego miesiąca przetwarza znaczną liczbę faktur proforma wymagających weryfikacji i akceptacji przez różne osoby w organizacji. Wraz ze wzrostem skali działalności dotychczasowy sposób obsługi dokumentów zaczął generować coraz więcej problemów operacyjnych.
Wyzwania biznesowe
Proces obsługi faktur proforma opierał się głównie na komunikacji mailowej oraz ręcznym przepisywaniu danych do systemów wykorzystywanych w firmie. Powodowało to nie tylko wydłużenie czasu realizacji, ale również zwiększało ryzyko błędów i utrudniało kontrolę nad przebiegiem procesu.
Najważniejsze problemy obejmowały:
- ręczne wprowadzanie danych z dokumentów,
- brak bieżącej informacji o statusie akceptacji,
- trudności z identyfikacją osób odpowiedzialnych za kolejne etapy procesu,
- ograniczone możliwości audytu i kontroli przebiegu obiegu dokumentów,
- wydłużony czas podejmowania decyzji.
Celem projektu było wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który usprawni proces akceptacji faktur proforma, zwiększy przejrzystość działań oraz stworzy fundament pod dalszą automatyzację procesów biznesowych.
Rozwiązanie
W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono elektroniczny obieg faktur proforma oparty o Comarch BPM Premium. Rozwiązanie zostało zintegrowane z mechanizmem OCR odpowiedzialnym za automatyczny odczyt danych z dokumentów oraz usługą weryfikacji kontrahentów w białej liście VAT.
Dodatkowo wykorzystano możliwość inicjalizacji i konfiguracji kontrolek przy użyciu języka C#, co pozwoliło dostosować proces do specyficznych wymagań organizacji, jednocześnie zachowując prostotę obsługi dla użytkowników końcowych.
Nowy proces umożliwia:
- automatyczne odczytywanie danych z faktur proforma,
- automatyczną weryfikację kontrahentów w białej liście VAT,
- kierowanie dokumentów do właściwych osób zgodnie z przyjętymi regułami biznesowymi,
- monitorowanie statusu dokumentu na każdym etapie procesu,
- pełną historię działań i decyzji podejmowanych w ramach obiegu.
Rezultaty biznesowe
Po wdrożeniu rozwiązania klient uzyskał wymierne korzyści organizacyjne i operacyjne:
- skrócenie czasu akceptacji faktur proforma o ponad 40%,
- znaczące ograniczenie błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
- pełną przejrzystość procesu oraz jasny podział odpowiedzialności,
- łatwy dostęp do informacji o aktualnym statusie dokumentów,
- poprawę komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu.
Dzięki automatyzacji pracownicy mogą poświęcać mniej czasu na czynności administracyjne, a więcej na działania przynoszące realną wartość biznesową.
Perspektywy rozwoju
Projekt został zaprojektowany w sposób umożliwiający dalszą rozbudowę i automatyzację kolejnych procesów. W przyszłości rozwiązanie może zostać rozszerzone między innymi o:
- automatyczne generowanie zapisów w preliminarzu płatności ERP,
- integrację z systemami bankowymi,
- wielopoziomowe ścieżki akceptacji,
- powiązanie dokumentów z zamówieniami zakupowymi,
- wdrożenie mechanizmu three-way matching.
Podsumowanie
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur proforma w Comarch BPM Premium pozwoliło klientowi znacząco usprawnić proces akceptacji dokumentów, ograniczyć liczbę błędów oraz zwiększyć kontrolę nad przebiegiem procesu. Jednocześnie organizacja zyskała elastyczne narzędzie, które może stanowić podstawę dalszej cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.
