Agent AI w Comarch ERP XL – 3 minuty zamiast 6 godzin? Przykład pilotażu w ASAJ

ASAJ, wieloletni klient SEDKOMP korzystający z Comarch ERP XL, uczestniczył w pilotażu Agenta AI wspierającego rozliczanie wyciągów bankowych. W rozmowie z SEDKOMP Piotr Prokurat, dyrektor IT w ASAJ, opowiedział o doświadczeniach z testów oraz wyzwaniach związanych z dopasowywaniem wpłat do faktur. Punktem wyjścia była konkretna potrzeba: ograniczenie czasu poświęcanego na ręczne porównywanie danych i rozliczanie dużej liczby operacji.

Czym jest Agent AI w systemie ERP?

Agent AI to rozwiązanie programowe, które wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy informacji i realizacji określonego zadania. W systemie ERP może nie tylko przygotowywać odpowiedź lub rekomendację, ale również wykonywać dopuszczone operacje na danych biznesowych. W rozwiązaniach Comarch Agenci działają w kontekście systemu, jego reguł i uprawnień.

W tym artykule przedstawiamy rozwiązanie, które potrafi powiązać otrzymane wpłaty z odpowiednimi dokumentami sprzedaży. Nie chodzi o automatyczne prowadzenie całej księgowości, lecz o automatyzację konkretnego procesu – dopasowywania wpłat do faktur – i ograniczenie ręcznego porównywania danych.

Czym Agent AI różni się od asystenta AI, RPA i zwykłej automatyzacji?

Automatyzacja regułowa, RPA, asystenci i Agenci AI mogą się uzupełniać. Różni je przede wszystkim sposób realizacji zadania i zakres samodzielnego działania.

To praktyczne rozróżnienie, nie sztywny podział produktów. RPA może współpracować z AI, a asystent może mieć dostęp do narzędzi wykonujących operacje. Dlatego przy wyborze rozwiązania warto pytać, jakie zadanie realizuje i jak przebiega współpraca z użytkownikiem.

W rozliczeniach bankowych można zachować sprawdzone reguły dla prostych przypadków, a AI wykorzystać tam, gdzie opis lub układ danych wymaga interpretacji.

Jak wcześniej wyglądało rozliczanie wyciągów bankowych w ASAJ?

Przelew może wpłynąć z opisem odnoszącym się ogólnie do faktur z danego miesiąca, bez podania ich numerów. Wtedy trzeba ustalić, których dokumentów dotyczy wpłata, porównać kwoty i prawidłowo powiązać zapisy.

„Klient może napisać: «Za faktury z lipca». No i co z tym zrobić?” – mówi Piotr Prokurat z ASAJ, opisując jeden z problemów pojawiających się przy rozliczaniu wyciągów bankowych.

Dodatkową trudnością jest to, że klient nie zawsze opłaca dokumenty w kolejności ich wystawienia. Może regulować bieżące faktury, podczas gdy wcześniejsze mają dłuższe terminy płatności. Rozliczanie wpłat wyłącznie według terminów płatności należności nie zawsze pozwala więc prawidłowo ustalić, których faktur dotyczy dany przelew.

Problemem nie był sam brak elektronicznych danych, lecz praca potrzebna do ich zinterpretowania i dopasowania. Przy dużej liczbie operacji powtarzalne czynności wymagają czasu i koncentracji. To właśnie ten obszar ASAJ zdecydował się sprawdzić w pilotażu Agenta AI.

Na czym polega działanie Agenta AI w Comarch ERP XL?

Zgodnie z dokumentacją Comarch Agent rozliczeń płatności kojarzy przelewy przychodzące z wystawionymi fakturami sprzedaży. Operator zaznacza zapisy kasowo-bankowe i uruchamia analizę. System wyszukuje dopasowania, uwzględniając m.in. tytuł i kwotę wpłaty.

Agent rozpoznaje numery faktur także wtedy, gdy w tytule przelewu są niepełne lub zawierają błędy. Obsługuje również sytuacje, w których jedna wpłata rozlicza kilka płatności wraz z ich korektami. Wynik analizy zawiera poziom pewności oraz uzasadnienie dopasowania.

Dzięki temu użytkownik może zlecić analizę wielu zaznaczonych pozycji, zamiast samodzielnie przeglądać dokumenty dla każdej wpłaty. Dalsza obsługa wyniku zależy od wybranego trybu pracy i konfiguracji Agenta.

Wynik: 1000 pozycji w 3 minuty zamiast 6 godzin

Wynik pilotażu w ASAJ pokazuje, jak Agent AI może przyspieszyć weryfikację pozycji wyciągów bankowych:

„Agent AI weryfikuje 1000 pozycji w 3 minuty, co wcześniej zajmowało 6 godzin” – mówi Piotr Prokurat z ASAJ w materiale opublikowanym przez Comarch.

Wynik dotyczy weryfikacji i parowania pozycji w pilotażu. Pokazuje potencjał sprawniejszej obsługi dużej liczby operacji, bez konieczności ręcznego wyszukiwania każdego powiązania.

Korzyść nie kończy się na szybkości działania systemu. Ograniczenie powtarzalnej pracy może dać zespołowi więcej czasu na kontrolę rozliczeń, wyjaśnianie niejednoznacznych wpłat i zadania wymagające wiedzy specjalisty. Automatyzacja pomaga więc nie tylko szybciej przetwarzać dane, ale także lepiej wykorzystać czas i kompetencje pracowników.

Jak Agent AI wspiera pracownika i pozwala zachować kontrolę nad rozliczeniami?

Sposób działania Agenta można dopasować do potrzeb organizacji. W trybie podpowiedzi system przygotowuje rekomendacje, a pracownik decyduje o ich zastosowaniu. W trybie agentowym dopasowania przekraczające skonfigurowany próg pewności są rozliczane automatycznie, natomiast pozostałe propozycje trafiają do oceny operatora.

Pracownik ma również wgląd w wykonane działania. Rozliczenia przeprowadzone automatycznie przez Agenta są oznaczane flagą AI. Operator może sprawdzić uzasadnienie dopasowania i przypisany mu poziom pewności, potwierdzić rozliczenie lub je cofnąć. Potwierdzenie usuwa oznaczenie AI.

Takie połączenie automatyzacji z nadzorem człowieka pozwala określić, które działania system wykonuje samodzielnie, a które pozostają do decyzji pracownika. W praktyce model human-in-the-loop oznacza więc dobór odpowiedniego trybu pracy oraz dostęp do informacji potrzebnych do weryfikacji rozliczeń.

Co było ważne dla ASAJ podczas testów Agenta AI?

W rozmowie z SEDKOMP Piotr Prokurat zwracał uwagę nie tylko na szybkość działania Agenta, ale również na możliwość dostosowania parametrów jego pracy. Istotne było wykorzystanie rozwiązania w sposób odpowiadający potrzebom firmy i przyjętemu podziałowi zadań.

W podejściu ASAJ automatyzacja ma obejmować te czynności, w których przynosi praktyczną korzyść. Nie musi przejmować całego procesu, aby ograniczyć czasochłonną pracę. Ważna jest możliwość połączenia sprawnej analizy danych z obsługą spraw wymagających indywidualnej oceny.

W jakich innych procesach można wykorzystać Agentów AI?

Comarch rozwija rozwiązania agentowe również w obszarze dokumentów: weryfikacji e-faktur, kwalifikowania kosztów i uzupełniania opisów. W Comarch ERP Optima producent przedstawia m.in. Księgowego dekretatora, który podpowiada schemat księgowy i dekretuje faktury.

Kolejnym obszarem jest logistyka. Konsolidator zasobów i Planista pickingu w Comarch WMS mają wspierać wykorzystanie przestrzeni magazynowej oraz planowanie uzupełniania miejsc kompletacji. Ich premierę producent zapowiedział na 6 października 2026 r.

To odrębne rozwiązania dostępne lub rozwijane dla poszczególnych produktów. Wybór zastosowania powinien wynikać z konkretnego zadania, dostępności danych i możliwości oceny rezultatu. Przed wdrożeniem należy potwierdzić dostępność wybranej funkcji dla używanego systemu.

Jak przygotować system ERP i dane do wdrożenia Agenta AI?

Przygotowania warto oprzeć na trzech elementach: znajomości procesu, gotowości środowiska oraz ustalonych zasadach oceny efektów. Poniższe kroki pomagają zaplanować wdrożenie w konkretnej firmie.

Poznać rzeczywisty przebieg pracy

Warto wspólnie z księgowością przejść przez rozliczenie wyciągu i wskazać, które czynności zajmują najwięcej czasu. Sam opis procesu nie zawsze pokazuje wszystkie kroki wykonywane przez pracowników.

„Nie wiemy lepiej, co pracownik robi. Może nam się tylko wydawać” – podkreśla Piotr Prokurat z ASAJ.

Jak wyjaśnia, przy analizowaniu procesów w ASAJ pracownicy rejestrują wykonywane czynności. Dzięki temu można zobaczyć rzeczywisty przebieg pracy i wskazać miejsca do usprawnienia. Taki zapis pomaga ustalić zarówno zadania dla Agenta, jak i te wymagające udziału człowieka.

Sprawdzić gotowość środowiska

Przed uruchomieniem trzeba potwierdzić dostępność funkcji dla konkretnej wersji i modelu licencyjnego oraz wymagane uprawnienia operatorów. Jeżeli potrzebna jest aktualizacja ERP, warto uwzględnić kopię bezpieczeństwa, sprawdzenie zgodności dodatków i integracji oraz plan przywrócenia poprzedniego środowiska.

Przygotować dane do testów

W próbie powinny znaleźć się poprawnie zaimportowane wpłaty, aktualne nierozliczone dokumenty i korekty. Warto zachować pełne opisy przelewów oraz sprawdzić kompletność danych. Zestaw obejmujący zarówno proste, jak i bardziej złożone rozliczenia ułatwi ocenę działania narzędzia w warunkach danej firmy.

Ustalić sposób oceny efektów

Przed startem warto określić, jak będą mierzone czas pracy i poprawność rozliczeń oraz kto będzie weryfikował wyniki. Pomocne jest porównanie podobnych zestawów danych i uwzględnienie całej obsługi zadania. Pozwala to zobaczyć, ile czasu zespół odzyskuje dzięki automatyzacji.

Uwzględnić przetwarzanie danych i koszty

W planie wdrożenia należy uwzględnić warunki przetwarzania danych, zakres dostępu do informacji oraz koszty aktualizacji, konfiguracji, wykorzystania usługi i utrzymania. Dzięki temu decyzja obejmuje nie tylko uruchomienie funkcji, ale także jej dalsze wykorzystanie w firmie.

Czy Agent AI zastępuje pracownika?

Agent może przejąć część czynności, a pracownik nadal odpowiada za zadania wymagające oceny i decyzji. W rozliczeniach wyszukiwanie dokumentów i porównywanie danych to tylko fragment pracy zespołu.

Piotr Prokurat z ASAJ zwraca uwagę, że nawet częściowe usprawnienie procesu może mieć dużą wartość. Posługuje się przykładem: gdyby z sześciu godzin pracy udało się zaoszczędzić cztery, już oznaczałoby to istotną korzyść, nawet jeśli pozostałe czynności wykonywałby pracownik.

To podejście koncentruje się na lepszym wykorzystaniu czasu i kompetencji zespołu. Odzyskany czas można przeznaczyć na kontrolę, wyjaśnianie rozbieżności czy obsługę większej liczby operacji. Sposób podziału pracy zależy od potrzeb organizacji i przyjętego zakresu automatyzacji.

Jak SEDKOMP może pomóc w ocenie możliwości wykorzystania AI?

W SEDKOMP łączymy analizę potrzeb z konfiguracją i rozwojem systemów Comarch, szkoleniami oraz wsparciem po uruchomieniu. Rozmowę o AI warto rozpocząć od zadania, które firma chce usprawnić, i efektu, jaki chce osiągnąć.

Wspólna ocena może objąć przebieg procesu, gotowość danych i systemu, wybór narzędzia oraz zakres testów. Rozwiązaniem może być standardowa funkcja ERP, integracja, obieg Comarch BPM lub Agent AI. Kluczowe jest dopasowanie technologii do potrzeby biznesowej.

W przypadku ASAJ przygotowujemy się do aktualizacji Comarch ERP XL. Wspólnie z zespołem klienta planujemy uruchomienie Agenta rozliczeń w październiku 2026 r. Po zebraniu doświadczeń z codziennej pracy wrócimy do tematu, aby pokazać efekty i kolejne możliwości usprawnienia procesu.