Ministerstwo Finansów zdecydowało o wydłużeniu okresu odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur do 31 grudnia 2027 roku. Dla przedsiębiorców oznacza to dodatkowy czas na dostosowanie i doskonalenie procesów związanych z KSeF.
Ważne: wydłużenie okresu odroczenia kar nie oznacza przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF. Co więcej, zapowiedziana przez resort zmiana wymaga jeszcze nowelizacji przepisów.
Zmiany w KSeF – najważniejsze informacje
16 września 2026 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o decyzji dotyczącej wydłużenia okresu odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF.
Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców:
- odroczenie kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF ma zostać wydłużone do 31 grudnia 2027 roku,
- obowiązek korzystania z KSeF nie zostaje przesunięty,
- od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także najmniejszych przedsiębiorców korzystających do końca 2026 roku z rozwiązania przejściowego,
- wydłużenie okresu odroczenia kar wymaga zmiany ustawy – Ministerstwo Finansów zapowiedziało rozpoczęcie prac nad projektem.
WAŻNE: okres bez kar nie oznacza okresu bez KSeF. Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem nadal muszą korzystać z systemu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zapowiedziana zmiana dotyczy odroczenia sankcji za błędy związane ze stosowaniem KSeF.
Czy w 2027 roku będą kary za błędy w KSeF?
Zgodnie z decyzją ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF ma zostać przedłużony o kolejny rok – do 31 grudnia 2027 roku.
Dotychczasowe przepisy przewidują stosowanie sankcji za określone naruszenia związane z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów zdecydowało jednak o wydłużeniu okresu odroczenia kar. Resort uzasadnia tę decyzję m.in. postulatami zgłaszanymi przez przedsiębiorców, organizacje branżowe i ekspertów podatkowych.
Trzeba jednak podkreślić, że na dzień publikacji artykułu wydłużenie okresu odroczenia kar wymaga jeszcze zmian ustawowych. Ministerstwo Finansów rozpoczyna prace nad odpowiednim projektem.
Czy zmiany w KSeF przesuwają obowiązek korzystania z systemu?
Nie. To najważniejsze rozróżnienie związane z zapowiedzianymi zmianami.
Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców i innych podmiotów wystawiających faktury, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach,
- od 1 stycznia 2027 r. – również dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających do końca 2026 roku z rozwiązania przejściowego dotyczącego miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 tys. zł brutto.
Zmianie ma więc ulec termin stosowania sankcji, a nie harmonogram obowiązkowego KSeF.
Co wydłużenie okresu ochronnego KSeF oznacza dla przedsiębiorców?
Dodatkowy rok bez sankcji za błędy może ułatwić firmom przejście od technicznego uruchomienia KSeF do jego sprawnej obsługi w codziennej działalności.
Ma to szczególne znaczenie dla najmniejszych przedsiębiorców, dla których obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpocznie się 1 stycznia 2027 roku.
Dla przedsiębiorstw, które już pracują z KSeF, dodatkowy czas może natomiast służyć testowaniu, poprawianiu i optymalizacji procesów.
Warto więc potraktować wydłużenie okresu odroczenia kar nie jako powód do odsunięcia zmian, ale jako dodatkowy czas na sprawdzenie, jak KSeF działa w rzeczywistych procesach firmy.
Brak kar nie oznacza, że można zrezygnować z KSeF
Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2027 roku Krajowa Administracja Skarbowa ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców w prawidłowym stosowaniu systemu i przypominać o obowiązkach wynikających z ustawy o VAT.
Nie oznacza to jednak, że niestosowanie KSeF pozostanie bez reakcji.
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów organy KAS będą mogły reagować w przypadku wystawiania faktur poza KSeF, jeżeli nie zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych w przepisach. Administracja skarbowa będzie mogła również badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.
Dlatego informacji o wydłużeniu okresu odroczenia kar nie należy interpretować jako możliwości odłożenia KSeF do 2028 roku.
KSeF i system ERP – jak wykorzystać dodatkowy czas?
KSeF nie kończy się w momencie, w którym system finansowo-księgowy lub ERP potrafi technicznie wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.
W praktyce zmienia się cały proces obsługi dokumentu: od jego wystawienia i przesłania, przez weryfikację statusu, aż po dalszy obieg informacji w przedsiębiorstwie.
Dlatego dodatkowy okres ochronny warto wykorzystać do sprawdzenia nie tylko samej integracji z KSeF, ale również tego, jak cały proces działa w praktyce.
Co warto sprawdzić w systemie ERP w okresie ochronnym KSeF?
Z perspektywy wdrożeniowej dodatkowy czas warto wykorzystać na weryfikację całego procesu obsługi KSeF w firmie.
Wysyłka faktur do KSeF
Czy dokumenty są prawidłowo przekazywane do systemu? Czy użytkownicy wiedzą, jak zweryfikować status wysłanej faktury i rozpoznać sytuację wymagającą reakcji?
Odbiór faktur
Czy firma ma jasno określony sposób pobierania faktur z KSeF i przekazywania ich do dalszego obiegu, akceptacji oraz księgowania?
Uprawnienia
Czy uprawnienia do korzystania z KSeF odpowiadają rzeczywistym rolom i odpowiedzialności pracowników? Warto również sprawdzić, czy firma ma ustalony proces ich nadawania i odbierania.
Obsługa błędów
Co dzieje się, gdy dokument nie zostanie prawidłowo przesłany? Czy użytkownicy wiedzą, jak zidentyfikować problem i jakie działania podjąć?
Sytuacje awaryjne i wyjątki
Codzienna praca nie zawsze przebiega według standardowego scenariusza. Warto zweryfikować, czy pracownicy wiedzą, jak postępować w sytuacjach przewidzianych przepisami dla niedostępności systemu lub innych wyjątków.
Obieg dokumentów
Czy KSeF jest właściwie połączony z procesami akceptacji, księgowania i dalszej obsługi faktur? Sama poprawna wysyłka dokumentu nie oznacza jeszcze sprawnego procesu.
Automatyzacja
Po pierwszych miesiącach pracy z KSeF warto sprawdzić, które czynności nadal są wykonywane ręcznie i czy można je ograniczyć dzięki funkcjom systemu ERP lub rozwiązaniom wspierającym elektroniczny obieg dokumentów.
Dopiero takie spojrzenie pozwala potraktować okres ochronny jako czas stabilizacji i optymalizacji całego procesu, a nie wyłącznie nauki wysyłania faktur do KSeF.
Dodatkowy rok warto przeznaczyć na optymalizację, a nie odkładanie zmian
Wydłużenie okresu odroczenia kar do końca 2027 roku ma dać przedsiębiorcom większy margines bezpieczeństwa, ale nie zmienia kierunku cyfryzacji fakturowania.
Firmy, które już korzystają z KSeF, mogą wykorzystać ten czas do obserwacji systemu w rzeczywistych warunkach: sprawdzić, gdzie pojawiają się problemy, które czynności nadal wymagają ręcznej pracy i gdzie warto usprawnić proces.
Z kolei najmniejsi przedsiębiorcy, których obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpocznie się 1 stycznia 2027 roku, powinni wykorzystać pozostały czas na przygotowanie systemów, procedur, uprawnień i pracowników.
Okres ochronny warto więc potraktować jako czas bezpiecznego doskonalenia pracy z KSeF, a nie odkładania zmian na później.
Najczęściej zadawane pytania o zmiany w KSeF
Czy KSeF został przesunięty na 2028 rok?
Nie. Zapowiedź Ministerstwa Finansów nie oznacza przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF na 2028 rok. Dotyczy wydłużenia okresu odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem systemu.
Czy w 2027 roku będą kary za błędy w KSeF?
Ministerstwo Finansów zdecydowało o wydłużeniu okresu odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF do 31 grudnia 2027 roku. Zmiana wymaga jednak nowelizacji przepisów.
Czy w okresie ochronnym trzeba korzystać z KSeF?
Tak. Odroczenie sankcji nie znosi obowiązku stosowania KSeF. Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem muszą korzystać z systemu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla najmniejszych firm?
Od 1 stycznia 2027 roku KSeF ma być obowiązkowy również dla przedsiębiorców korzystających do końca 2026 roku z rozwiązania przejściowego dotyczącego sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Kiedy mają zacząć obowiązywać kary za błędy w KSeF?
Jeżeli zapowiedziana przez Ministerstwo Finansów zmiana zostanie uchwalona w przedstawionym kształcie, okres odroczenia kar potrwa do 31 grudnia 2027 roku. Oznaczałoby to możliwość stosowania sankcji od 1 stycznia 2028 roku. Ostateczny termin będzie jednak zależał od przepisów przyjętych w procesie legislacyjnym.
SEDKOMP wspiera firmy w obsłudze KSeF w systemach Comarch ERP
Zmiany w KSeF dają przedsiębiorcom więcej czasu na dopracowanie procesów, ale nie eliminują konieczności przygotowania systemów i organizacji do prawidłowej obsługi e-faktur.
Dla użytkowników systemów Comarch ERP to dobry moment, aby zweryfikować nie tylko konfigurację rozwiązania i połączenie z KSeF, ale również cały proces związany z wystawianiem, odbieraniem i obiegiem dokumentów.
Jeżeli korzystasz z systemu Comarch ERP i chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest prawidłowo przygotowana do pracy z KSeF, skontaktuj się z SEDKOMP. Pomożemy zweryfikować rozwiązanie, uporządkować procesy i wykorzystać możliwości systemu do sprawnej obsługi e-faktur.
Źródła
Ministerstwo Finansów, „Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.”, komunikat z 16 września 2026 r.
Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur, „Etapy wdrożenia KSeF 2.0”.
Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur, materiały dotyczące zasad obowiązywania KSeF i przepisów prawnych.
Stan informacji: 23 września 2026 r.
