Punkt wyjścia: działający system wobec nowych wymogów
Klient, z którym współpracujemy od kilku lat, to firma obsługująca miesięcznie około 4500 dokumentów różnego typu. Już przed wdrożeniem KSeF posiadała system Comarch BPM do zarządzania obiegiem dokumentów. Faktury, korekty, obciążenia oraz dokumenty kosztowe były przetwarzane cyfrowo, bez konieczności prowadzenia obiegu papierowego.
Problem pojawił się wraz z nadejściem KSeF. To, co wcześniej było uporządkowane i rozdzielone na 36 różnych obiegów (według typu dokumentu, lokalizacji geograficznej oraz specyfiki działalności) miało zostać skierowane do jednego wspólnego źródła. Wszystkie faktury elektroniczne zaczęły trafiać do jednego systemu księgowego, bez automatycznego rozróżnienia, którego oddziału, projektu lub procesu biznesowego dotyczy dany dokument.
Wcześniej dokumenty trafiały do firmy różnymi kanałami: mailowo, przez sekretariat, recepcję lub księgowość. Zakres odpowiedzialności poszczególnych działów był jasno określony. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF dotychczasowy model dystrybucji dokumentów przestał być wystarczający. Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF przestała być opcją, a stała się koniecznością operacyjną.
Wyzwanie: ryzyko dezorganizacji procesów w kluczowym momencie
W projektach automatyzacji dla przedsiębiorstw czas wdrożenia ma kluczowe znaczenie. W przypadku tego klienta harmonogram był szczególnie wymagający – termin obowiązkowego przejścia na KSeF zbiegł się z okresem, w którym wiele firm jednocześnie potrzebowało wsparcia wdrożeniowego. W praktyce oznaczało to bardzo wysokie zapotrzebowanie na zasoby projektowe i wdrożeniowe.
Drugim kluczowym wyzwaniem był brak pełnej przewidywalności danych wejściowych. Zanim faktury zaczęły być przekazywane przez KSeF na większą skalę, nie było wiadomo, jak dokładnie będą wyglądać, w jakiej strukturze będą przesyłane i jakie znaczniki będą zawierać. Niemal wszystkie firmy rozpoczęły wysyłanie e-faktur dopiero po obowiązkowym terminie, co oznaczało ograniczony dostęp do danych testowych niezbędnych do projektowania automatyzacji. System był więc przygotowywany na podstawie założeń teoretycznych i dostępnych informacji o strukturze dokumentów.
Czego w tej sytuacji potrzebował klient?
Klient miał jasno określone wymaganie: nie chciał tworzyć centralnej komórki ani delegować pracownika do ręcznego rozdzielania dokumentów. Celem była automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF od momentu pobrania faktury aż po jej rejestrację w odpowiednim procesie biznesowym.
Dodatkowym czynnikiem była presja czasowa – firma nie mogła pozwolić sobie na opóźnienia, ponieważ oznaczałoby to realne ryzyko dezorganizacji operacyjnej. Dokumenty mogłyby trafiać różnymi kanałami jednocześnie: częściowo przez KSeF, częściowo mailowo, a częściowo w formie papierowej.
W każdej branży, w której koordynacja między działami i terminowość rozliczeń mają bezpośredni wpływ na płynność finansową oraz relacje z kontrahentami, taka dezorganizacja jest realnym ryzykiem biznesowym.
Rozwiązanie: automatyczna klasyfikacja i rozpoznawanie dokumentów
Wspólnie z klientem zaprojektowaliśmy system, który połączył automatyzację obiegu dokumentów w KSeF z elastycznością wymaganą przez strukturę organizacyjną firmy. Kluczowym elementem rozwiązania była precyzyjna klasyfikacja dokumentów na podstawie ich treści.
Proces obejmuje następujące etapy:
- system Comarch BPM automatycznie pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur;
- następnie analizuje całą treść dokumentu w poszukiwaniu unikalnych fraz – specjalnych identyfikatorów, które klient wynegocjował ze swoimi dostawcami;
- a identyfikatory są na tyle unikalne, że nie pojawiają się przypadkowo w standardowych opisach czy pozycjach faktur.
Po poprawnej automatycznej klasyfikacji dokumentu system rejestruje go we właściwym obiegu spośród 36 dostępnych, uzupełniając wszystkie niezbędne dane. Czynności wykonywane wcześniej ręcznie, takie jak przepisywanie informacji z faktur lub obsługa OCR, zostały w tym procesie wyeliminowane dla poprawnie oznaczonych dokumentów. Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF w tym przypadku oznacza więc brak konieczności ręcznej obsługi faktur spełniających ustalone kryteria klasyfikacji.
Co w sytuacji, gdy dokument nie zostanie rozpoznany?
Taki scenariusz również uwzględniliśmy w projekcie. Zamiast tworzyć ryzyko opóźnień wynikających z konieczności angażowania jednej osoby decyzyjnej, wdrożyliśmy mechanizm obsługi wyjątków. Dokument, którego system nie może samodzielnie sklasyfikować, trafia do dodatkowej weryfikacji – wyznaczony użytkownik otrzymuje zadanie analizy i wskazania właściwego obiegu.
Kluczowe znaczenie ma to, że decyzja zostaje zapisana w systemie. Przy kolejnym dokumencie o podobnych cechach system wykorzystuje wcześniej zapisaną decyzję i samodzielnie rejestruje fakturę we właściwym miejscu.
Rozwiązanie wykorzystuje mechanizm zapamiętywania decyzji, dzięki czemu z czasem zwiększa skuteczność klasyfikacji.
Dodatkowy element rozwiązania: automatyzacja załączników mailowych
Firmy produkcyjne, handlowe czy logistyczne rzadko przetwarzają wyłącznie faktury. Z fakturami często powiązane są dodatkowe dokumenty: potwierdzenia zamówień, dowody dostawy, protokoły odbioru, certyfikaty czy specyfikacje techniczne. W przypadku tego klienta dokumenty te trafiały na dedykowane skrzynki mailowe, co przy kilkuset fakturach miesięcznie generowało znaczący nakład pracy związany z ręcznym przypisywaniem załączników.
W tym obszarze również zastosowaliśmy automatyzację obiegu dokumentów w KSeF poprzez integrację z systemem pocztowym. Dostawcy otrzymali instrukcję, aby w tytule lub treści wiadomości e-mail umieszczać numer KSeF faktury, której dotyczy dany załącznik. System BPM automatycznie importuje wiadomości z dedykowanych skrzynek, analizuje je w poszukiwaniu identyfikatorów KSeF, a następnie przypisuje załączniki do właściwych dokumentów w obiegu.
Na etapie projektowania był to kolejny obszar niepewności. Nie było gwarancji, czy dostawcy będą stosować się do tej zasady, jak będą wyglądać wiadomości e-mail oraz czy numery KSeF będą podawane poprawnie. Ostatecznie rozwiązanie zostało skutecznie wdrożone i przekłada się na mierzalną oszczędność czasu.
Wymierne rezultaty: znaczące ograniczenie pracy manualnej
W projektach automatyzacji kluczowe znaczenie ma mierzenie efektów. W tym przypadku mamy do czynienia z bardzo konkretnym i możliwym do zaudytowania procesem. Każdy dokument pobrany z KSeF oraz każda wiadomość e-mail zaimportowana ze skrzynki są rejestrowane. System generuje statystyki obejmujące:
- ile dokumentów zostało automatycznie sklasyfikowanych i zarejestrowanych;
- ile wymagało interwencji człowieka (ręcznej klasyfikacji);
- ile załączników zostało automatycznie przypisanych do faktur;
- jaki jest średni czas od pojawienia się faktury w KSeF do jej rejestracji w obiegu.
Obecnie, po fazie stabilizacji (projekt trwał dwa miesiące, a stabilizacja kolejne tygodnie) osiągnęliśmy poziom, na którym automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF pozwala ograniczyć pracę manualną przy rejestrowaniu faktur niemal do zera. Dotyczy to oczywiście dokumentów poprawnie oznaczanych przez dostawców. Docelowo dążymy do 95–97% skuteczności automatycznej klasyfikacji.
Lekcje dla firm: co zrobić przed automatyzacją
Doświadczenie z tego projektu przynosi kilka uniwersalnych wniosków dla przedsiębiorstw przechodzących przez cyfrową transformację obiegu dokumentów.
Testuj wcześniej, nie czekaj na ostateczny termin
W tym przypadku istotną przewagą było wcześniejsze przetestowanie działania KSeF przez klienta, co pozwoliło nam lepiej przygotować się do wdrożenia. Firmy, które czekały do ostatniej chwili, doświadczyły znacznie większych zakłóceń operacyjnych. W przypadku zmian regulacyjnych projekty automatyzacji warto uruchamiać z wyprzedzeniem kilku miesięcy, a nie tygodni.
Cyfryzacja obiegu przed KSeF to fundament
Firmy, które wcześniej wdrożyły system obiegu dokumentów, taki jak Comarch BPM, łatwiej integrowały się z procesem obsługi dokumentów w KSeF i realizowały ten etap przy znacznie niższym nakładzie organizacyjnym. Dysponowały już opisanymi procesami, przygotowanymi szablonami i przeszkolonymi użytkownikami. Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF była wtedy naturalnym rozszerzeniem istniejącego systemu.
Przedsiębiorstwa, które dotychczas opierały procesy na dokumentach papierowych, plikach Excel oraz korespondencji e-mail, musiały jednocześnie budować procesy cyfrowe i dostosowywać się do nowej rzeczywistości regulacyjnej. Oznaczało to podwójne obciążenie organizacyjne oraz większe ryzyko błędów.
Centralizacja dokumentów wymaga nowych mechanizmów
KSeF oznacza, że wszystkie faktury są kierowane do jednego systemu. W większych strukturach można rozwiązać to przez role pracownicze, dedykowane numery NIP dla oddziałów lub dodatkowe identyfikatory. W średnich firmach, typowych dla wielu klientów SEDKOMP, często potrzebne są jednak bardziej elastyczne automatyzacje. Angażowanie dedykowanej osoby do ręcznego sortowania dokumentów ogranicza efektywność procesu.
Uzgodnij standardy z dostawcami
Skuteczność automatyzacji zależy nie tylko od zastosowanej technologii, lecz także od uczestników po stronie dostawców. Kiedy dostawcy stosują uzgodnione identyfikatory, opisy i formaty, system działa stabilnie i przewidywalnie. Gdy każdy dostawca stosuje własny standard opisu dokumentów, skuteczność automatyzacji spada i konieczne jest więcej interwencji ręcznych.
Jak SEDKOMP wspiera automatyzację w ekosystemie Comarch
Jako Partner Comarch z ponad 30-letnim doświadczeniem SEDKOMP specjalizuje się w projektach łączących systemy Comarch ERP z rozwiązaniami BPM i integracjami zewnętrznymi. Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF to naturalny obszar naszej działalności:
- integrujemy Comarch BPM z Krajowym Systemem e-Faktur;
- projektujemy procesy dopasowane do struktury organizacyjnej klienta;
- budujemy mechanizmy samouczące, które z czasem stają się coraz bardziej skuteczne.
Pracujemy między innymi z firmami produkcyjnymi, handlowymi i logistycznymi — wszędzie tam, gdzie liczba dokumentów jest znacząca, a procesy wymagają precyzji. Nasze wdrożenia obejmują nie tylko techniczną integrację systemów, lecz przede wszystkim analizę przedwdrożeniową, mapowanie procesów, projektowanie automatyzacji i fazę stabilizacji, w której wspólnie z klientem dopracowujemy skuteczność rozwiązania.
W przypadku opisywanego projektu kluczowe było doświadczenie naszego kierownika wdrożeń, który w wymagającym harmonogramie zrealizował nie tylko integrację z KSeF, ale także dodatkowe obiegi dokumentów dla obszarów, które wcześniej funkcjonowały poza systemem cyfrowym. Taka elastyczność i szybkość reakcji wynikają z długoletniej współpracy z klientem oraz dobrej znajomości jego procesów.
Kiedy warto zainwestować w automatyzację obiegu dokumentów
Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF ma sens biznesowy, gdy:
- firma obsługuje powyżej 200-300 dokumentów miesięcznie i liczba ta rośnie;
- dokumenty trafiają do różnych komórek organizacyjnych i wymagają różnych ścieżek akceptacji;
- istnieje struktura wielooddziałowa lub wieloprocesowa, gdzie ręczne przypisywanie dokumentów generuje błędy i opóźnienia;
- firma dysponuje już systemem ERP (np. Comarch ERP XL, Optima, Altum) i chce zwiększyć efektywność procesów administracyjnych;
- pracownicy spędzają kilkadziesiąt godzin miesięcznie na przepisywaniu danych z faktur, przypisywaniu załączników, szukaniu właścicieli dokumentów.
Inwestycja w automatyzację przynosi korzyści nie tylko w postaci oszczędności czasu. Pozwala również ograniczyć błędy ludzkie, skrócić cykl akceptacji faktur, poprawić kontrolę nad terminami płatności i szybciej reagować na sytuacje finansowe.
Następne kroki: od stabilizacji do pełnej automatyzacji
Opisywany projekt niedawno wszedł w fazę stabilizacji. Teraz monitorujemy statystyki, zbieramy informacje zwrotne od użytkowników, analizujemy przypadki dokumentów wymagających ręcznej interwencji i stopniowo doskonalimy reguły klasyfikacji.
Z każdym miesiącem procent automatycznie przetworzonych faktur rośnie, ponieważ system wykorzystuje decyzje zapisane podczas wcześniejszej klasyfikacji. Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF to początek szerszej transformacji cyfrowej procesów administracyjno-finansowych.
Dla firm, które planują rozwój, skalowanie działalności, wejście na nowe rynki lub wdrożenie systemów WMS, MES czy integracji eCommerce, zautomatyzowany obieg dokumentów stanowi stabilną podstawę dalszych zmian. Bez tego kolejne warstwy technologiczne mogą być obarczone większym ryzykiem organizacyjnym i procesowym.
Jak automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF może wyglądać w Twojej firmie
Skontaktuj się z zespołem SEDKOMP – przeanalizujemy Twoje procesy, oszacujemy potencjał automatyzacji i zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojej branży oraz struktury organizacyjnej. Mamy doświadczenie w ponad 1000 wdrożeniach ERP i pomagamy łączyć rozwiązania technologiczne z rzeczywistymi potrzebami biznesu.
