Codzienne wyzwania controllingu i zarządzania
Controlling i finanse w firmach produkcyjnych zmagają się z szeregiem wyzwań:
- brak aktualnych danych z produkcji i magazynu,
- trudności w monitorowaniu realizacji budżetów,
- rozproszenie danych w różnych systemach i Excelach,
- czasochłonne przygotowanie raportów na potrzeby zarządu,
- brak narzędzi do analizy rentowności produktów i projektów,
- niska jakość danych wejściowych do analiz.
Brzmi znajomo? To typowe problemy, które skutkują podejmowaniem decyzji na podstawie niekompletnych informacji. W efekcie – ryzyko strategiczne rośnie, a potencjał firmy nie jest wykorzystywany.
BI jako narzędzie zarządcze
Business Intelligence zintegrowany z systemem do zarządzania produkcją, takim jak Comarch ERP XL, umożliwia:
- bieżący dostęp do danych produkcyjnych, sprzedażowych i finansowych (z modułów Produkcja, Finanse i Księgowość, Logistyka, CRM),
- tworzenie interaktywnych dashboardów dla zarządu i kierowników,
- analizę BI odchyleń budżetowych w czasie rzeczywistym,
- kontrolę kosztów produkcji i zużycia materiałów,
- analizę rentowności klientów, projektów i produktów,
- monitorowanie KPI i wskaźników finansowych.
Dzięki temu controlling produkcyjny przestaje być „gaszeniem pożarów”, a staje się realnym partnerem zarządu w planowaniu i optymalizacji działań.
Typowe analizy BI w ERP
Zaawansowane narzędzia BI umożliwiają realizację różnorodnych analiz, takich jak:
- analiza trendów przychodów i kosztów,
- analiza ABC/XYZ dla stanów magazynowych i klientów,
- analiza marży pokrycia w odniesieniu do projektów i asortymentu,
- porównania międzyokresowe zyskowności i efektywności działań,
- prognozy finansowe i produkcyjne oparte na danych historycznych.
To nie tylko ułatwia codzienną pracę controllera, ale też znaczną część analiz może być wykonywana samodzielnie przez kierowników działów.
Przykłady zastosowania BI w ERP
1. Rentowność zleceń produkcyjnych
Manager produkcji uzyskuje wgląd w realne koszty każdego zlecenia, z rozbiciem na roboczogodziny, zużycie surowców i odpady. Może szybko identyfikować nierentowne zlecenia i reagować natychmiast dzięki analizie BI.
2. Realizacja budżetu w czasie rzeczywistym
Dział controllingu produkcyjnego śledzi wykonanie budżetu vs plan i natychmiast dostaje alerty o przekroczeniach. BI wskazuje obszary wymagające interwencji, zanim przekroczenia staną się krytyczne.
3. Wsparcie zarządu w decyzjach inwestycyjnych
Zarząd otrzymuje syntetyczne raporty o wynikach finansowych, cash flow, rentowności produktów i klientów. Business Intelligence wspiera analizę scenariuszową i prognozowanie na potrzeby planowania strategicznego.
Analizy ad hoc i raporty predefiniowane
W praktyce BI oferuje dwa typy podejścia:
- raporty predefiniowane (gotowe do użycia przez zarząd i działy operacyjne),
- raporty ad hoc, które można samodzielnie tworzyć i dostosowywać do bieżących potrzeb analitycznych.
To elastyczność, której oczekuje nowoczesny controlling.
Przetwarzanie danych: rzeczywiste vs hurtowniane
Systemy ERP i BI mogą pracować:
- na danych rzeczywistych (online, np. ze zleceń produkcyjnych),
- na danych hurtownianych (zestawionych cyklicznie w celu szybszych analiz).
Odpowiedni dobór podejścia zależy od celu analizy i wymagań czasowych.
Comarch BI jako wsparcie w praktyce
W ramach systemu do zarządzania produkcją Comarch ERP XL, moduł Comarch BI dostarcza:
- gotowe modele analityczne dla controllingu produkcyjnego i finansów,
- możliwość tworzenia raportów ad hoc przez użytkownika,
- integrację danych z całego ERP i z systemów zewnętrznych,
- automatyczne aktualizacje danych bez udziału IT.
To pozwala zarządowi działać szybciej, bardziej precyzyjnie i opierać decyzje na faktach, a nie przeczuciach, korzystając z Business Intelligence w praktyce.
Podsumowanie
Business Intelligence to już nie dodatek, ale niezbędny element wspierający zarządzanie firmą. BI zintegrowane z systemem do zarządzania produkcją pozwala controllingowi produkcyjnemu i zarządowi podejmować decyzje szybciej, trafniej i z większą pewnością. Jeśli Twoja firma chce budować przewagę na podstawie danych, analiza BI i narzędzia takie jak Comarch BI mogą być kluczem do tej zmiany.
