Comarch KSeF od sierpnia 2026 r. – licencje, limity dokumentów i zasady rozliczania
Samo przygotowanie systemu ERP do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur to tylko jeden z elementów wdrożenia KSeF. Firmy korzystające z systemów Comarch powinny zweryfikować również zasady licencjonowania komunikacji z KSeF, dostępne limity dokumentów, sposób rozliczania usługi oraz termin zakończenia bezpłatnego okresu.
Od 1 lipca 2026 roku obowiązuje nowy cennik usługi Comarch KSeF. Dla wielu użytkowników systemów stacjonarnych bezpłatny okres komunikacji zakończy się już 31 lipca 2026 roku. Po tej dacie możliwość wysyłania i pobierania dokumentów będzie wymagała aktywnego pakietu Comarch KSeF lub Comarch OCR&KSeF.
Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady, które warto uwzględnić przed uruchomieniem obowiązkowej obsługi KSeF.
Do kiedy komunikacja z KSeF jest bezpłatna?
Termin zakończenia bezpłatnego okresu zależy od modelu, w którym wykorzystywany jest system Comarch ERP.
Do 31 lipca 2026 roku bezpłatnie z komunikacji z KSeF mogą korzystać klienci posiadający stacjonarne lub chmurowe wersje systemów Comarch ERP.
Dłuższy okres, obowiązujący do 31 grudnia 2026 roku, dotyczy:
- klientów korzystających z systemu ERP w modelu subskrypcyjnym,
- nowych klientów, którzy po raz pierwszy nabyli moduł Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL po 1 czerwca 2025 roku.
Po zakończeniu odpowiedniego okresu komunikacja z KSeF staje się usługą płatną.
Warto zwrócić uwagę na istotną zasadę: wcześniejszy zakup i aktywacja płatnego pakietu kończy bezpłatny okres. Od momentu aktywacji system rozpoczyna naliczanie dokumentów z zakupionej puli. Dlatego termin zakupu należy zaplanować tak, aby zachować ciągłość działania, ale jednocześnie nie uruchomić płatnego pakietu zbyt wcześnie.
Co się stanie, jeżeli firma nie kupi pakietu?
Klient korzystający z wersji stacjonarnej Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima, który po zakończeniu bezpłatnego okresu nie będzie posiadał pakietu Comarch KSeF ani Comarch OCR&KSeF, otrzyma jednorazowy pakiet demonstracyjny.
Pakiet Demo pozwala na wysłanie lub odebranie łącznie 20 dokumentów.
Po wykorzystaniu tej puli komunikacja z KSeF zostanie zablokowana. Pula demonstracyjna nie odnawia się ani co miesiąc, ani co roku. Jest przyznawana jednorazowo.
W praktyce nie należy traktować pakietu Demo jako docelowego rozwiązania. Może on stanowić jedynie krótkie zabezpieczenie w sytuacji, gdy właściwa licencja nie została jeszcze aktywowana.
Jakie wersje systemów Comarch obsługują Comarch KSeF?
Przed uruchomieniem komunikacji należy zweryfikować wersję używanego systemu.
Zgodnie z zaleceniami producenta wymagane są następujące wersje oprogramowania:
- Comarch ERP Optima 2026.5.1 lub 2026.4.1,
- Comarch ERP XL 2025.1 z HF6 lub 2026.0,
- Comarch ERP Altum 2026.0 z najnowszym QF,
- Comarch BPM 2026.1.1.
Sama instalacja odpowiedniej wersji nie powinna jednak kończyć przygotowań. W firmie należy również sprawdzić konfigurację uprawnień, sposób uwierzytelniania, obieg faktur sprzedażowych i zakupowych, obsługę błędów oraz zasady pracy na wypadek awarii lub niedostępności KSeF.
Czym różni się Comarch KSeF od Comarch OCR&KSeF?
Comarch KSeF i Comarch OCR&KSeF są odrębnymi produktami.
Comarch KSeF służy przede wszystkim do:
- wysyłania faktur do KSeF,
- odbierania faktur z KSeF,
- obsługi komunikacji pomiędzy systemem ERP a bramką Ministerstwa Finansów.
Comarch OCR&KSeF oferuje szerszy zakres funkcjonalny. Poza samą komunikacją z KSeF wspiera również skanowanie, rozpoznawanie i przetwarzanie dokumentów.
Firma może posiadać jednocześnie oba rozwiązania. W takim przypadku system w pierwszej kolejności wykorzystuje limit dostępny w pakiecie Comarch KSeF. Dopiero po jego wyczerpaniu lub przy braku tej licencji przechodzi na limit z pakietu Comarch OCR&KSeF.
Niewykorzystanych limitów nie można przenosić pomiędzy tymi usługami, ponieważ są one rozliczane jako dwa niezależne produkty.
Jak zliczane są dokumenty?
W pakiecie Comarch KSeF rozliczane są dokumenty wysyłane do KSeF oraz pobierane z KSeF.
Dokument pomniejsza limit w następujących momentach:
- przy wysyłce – po otrzymaniu potwierdzenia z bramki Ministerstwa Finansów, że dokument został prawidłowo wysłany,
- przy pobieraniu – po poprawnym pobraniu i przetworzeniu pliku XML na obiekt faktury w systemie ERP.
Jedna faktura jest liczona jako jeden dokument, niezależnie od tego, ile stron miałaby jej wizualizacja. Faktura licząca pięć stron nie zużyje więc pięciu jednostek limitu.
Samo zapisanie w systemie numeru KSeF, statusu dokumentu lub UPO nie pomniejsza dostępnej puli. Do limitu nie jest również naliczana faktura wygenerowana w trybie offline, dopóki nie zostanie faktycznie wysłana do KSeF.
Czy dokument może zostać naliczony dwa razy?
Comarch przewidział mechanizmy ograniczające podwójne zliczanie tego samego dokumentu.
Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy:
- faktura została wysłana z systemu ERP, a następnie ponownie pobrana z KSeF,
- firma stosuje samofakturowanie,
- faktury z Comarch POS są synchronizowane do Comarch ERP XL i dopiero stamtąd przesyłane do KSeF.
System ma rozpoznawać tego rodzaju przypadki i eliminować podwójne pomniejszanie limitu.
Jeżeli dokument zostanie odrzucony przez bramkę Ministerstwa Finansów z powodu technicznego, np. problemu sieciowego lub serwerowego, limit nie powinien zostać pobrany.
Jak działają roczne limity?
Zakupiony pakiet zawiera pulę dokumentów do wykorzystania w ciągu roku. Nie jest to sztywny limit miesięczny.
Przykładowo, jeżeli pakiet obejmuje 600 dokumentów rocznie, nie oznacza to ograniczenia do 50 dokumentów miesięcznie. Firma może wykorzystać 500 dokumentów w jednym miesiącu, a pozostałe 100 w dalszej części okresu.
Pozwala to dopasować wykorzystanie pakietu do sezonowości działalności.
Niewykorzystane dokumenty nie przechodzą jednak na kolejny rok. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego przyznawany jest nowy pełny limit, a niewykorzystana część wcześniejszej puli przepada.
Co w przypadku wyczerpania limitu?
Jeżeli firma wykorzysta wszystkie dokumenty dostępne w pakiecie, nie może dokupić jednorazowej paczki dokumentów ani odnowić tego samego wariantu z nową pulą.
Rozwiązaniem jest przejście na wyższy pakiet.
Zmiana na wyższy wariant jest możliwa w dowolnym momencie. Po jej przeprowadzeniu:
- dotychczasowy pakiet zostaje zastąpiony nowym,
- uruchamiany jest nowy limit dokumentów,
- rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy,
- niewykorzystane dokumenty z poprzedniego pakietu nie są przenoszone.
Z tego względu warto dobrać pakiet z odpowiednim zapasem. Zbyt mały pakiet może wymusić zmianę w trakcie roku i spowodować utratę niewykorzystanej części wcześniejszej puli.
Czy można zmniejszyć pakiet?
Zmiana na niższy pakiet nie jest realizowana bezpośrednio.
Najpierw należy wypowiedzieć obecną usługę. Po zakończeniu okresu wypowiedzenia można zamówić mniejszy wariant.
Zakup nowego pakietu zeruje dotychczasowy limit. Dlatego decyzję o obniżeniu pakietu najlepiej podejmować w pobliżu końca okresu rozliczeniowego, a nie w momencie, gdy w bieżącej puli pozostaje jeszcze dużo niewykorzystanych dokumentów.
Jak sprawdzić poziom wykorzystania pakietu?
Systemy Comarch udostępniają mechanizmy pozwalające sprawdzić dostępny limit.
W Comarch ERP XL dostępny jest odpowiedni przycisk w interfejsie. W Comarch ERP Optima informacja prezentowana jest na wstążce w zakładce KSeF. System ma również informować użytkownika o zbliżającym się wyczerpaniu puli.
Warto jednak odróżnić sprawdzenie pozostałego limitu od analizy liczby dokumentów wysłanych i pobranych w konkretnym okresie.
Według dokumentacji w Comarch ERP XL obecnie nie ma funkcji pozwalającej bezpośrednio sprawdzić liczbę dokumentów pobranych lub wysłanych w wybranym przedziale czasu. W przypadku większych instalacji może być więc potrzebny dodatkowy raport lub zestawienie bazodanowe.
Jak kupić pakiet Comarch KSeF?
Ścieżka zakupu zależy od modelu licencjonowania systemu ERP.
Dla systemów stacjonarnych, takich jak Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima on-premise, pierwszy zakup oraz zwiększenie pakietu realizowane są poprzez Sklep Comarch.
W przypadku systemów subskrypcyjnych zamówienie odbywa się poprzez formularz istniejącej subskrypcji na Indywidualnych Stronach Klientów.
Dla środowisk chmurowych wykorzystywany jest panel administracyjny Chmury Standard lub Comarch Cloud Portal – zależnie od posiadanego wariantu usługi.
Pakiety odnawiają się automatycznie. Klient nie musi więc każdego miesiąca składać nowego zamówienia.
Ile trwa aktywacja pakietu?
Pakiet aktywowany jest automatycznie.
W większości przypadków licencja jest dostępna jeszcze tego samego dnia, często już po kilku minutach od złożenia i opłacenia zamówienia. Regulaminowy maksymalny czas aktywacji może jednak wynieść do pięciu dni roboczych.
Z tego względu zakup pakietu w ostatnim dniu bezpłatnego okresu wiąże się z ryzykiem czasowego wstrzymania komunikacji. Bezpieczniej zaplanować zamówienie wcześniej, uwzględniając jednocześnie fakt, że aktywacja płatnego pakietu kończy okres darmowy.
Co warto sprawdzić przed 1 sierpnia 2026 roku?
Przed uruchomieniem docelowej obsługi KSeF warto zweryfikować przynajmniej następujące obszary:
- Czy używana wersja systemu ERP obsługuje Comarch KSeF.
- Do kiedy dana instalacja korzysta z bezpłatnej komunikacji.
- Ile faktur firma wysyła i odbiera w skali roku.
- Czy wystarczy podstawowa komunikacja z KSeF, czy potrzebne są również funkcje OCR.
- Który pakiet dokumentów odpowiada rzeczywistemu wolumenowi.
- Kto będzie odpowiedzialny za kontrolowanie dostępnego limitu.
- Jak wygląda proces wysyłania faktur sprzedażowych.
- Jak będą pobierane i rejestrowane faktury zakupowe.
- Jak firma będzie obsługiwała tryb offline i awarie.
- Czy wymagane są dodatkowe raporty kontrolne lub automatyzacja procesów.
Podsumowanie
Przygotowanie do KSeF nie kończy się na aktualizacji systemu ERP. Należy również zaplanować model licencjonowania, dobrać właściwy pakiet dokumentów oraz ustalić sposób kontrolowania wykorzystania limitu.
Najważniejsze kwestie to:
- właściwy termin zakupu pakietu,
- odpowiednia wersja systemu,
- oszacowanie rocznej liczby dokumentów,
- rozróżnienie Comarch KSeF i Comarch OCR&KSeF,
- świadomość, że niewykorzystane limity nie przechodzą na kolejny rok,
- zaplanowanie procedur awaryjnych i organizacyjnych.
Firmy korzystające ze stacjonarnych wersji Comarch ERP powinny przeprowadzić tę analizę przed 31 lipca 2026 roku. Pozostawienie zakupu i konfiguracji na ostatnią chwilę może prowadzić do przerwy w wysyłaniu lub pobieraniu faktur.
