Kasy fiskalne online – co musisz wiedzieć?

Kasa fiskalna online a kasa tradycyjna – różnice

Tradycyjna kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, które przechowuje dane na własnym nośniku i nie przekazuje ich bezpośrednio do urzędu skarbowego. Co za tym idzie, wszystkie informacje dotyczące transakcji, takie jak numer paragonu czy kwota, są przechowywane lokalnie i dostarczane do właściwego urzędu w formie wygenerowanych raportów. W przypadku urządzeń online sprawa wygląda inaczej. Kasa fiskalna z dostępem do łączy komunikacyjnych przesyła dane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas (CPK), które znajduje się pod kontrolą szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Wiesz już, czym są kasy fiskalne online. A Jak działają i dlaczego wypierają rozwiązania tradycyjne? Oczywiście, głównym powodem jest transparentność. W przypadku kas tradycyjnych istnieje ryzyko manipulowania paragonami i oszustw podatkowych. Urządzenia online są wyposażone w dodatkowe systemy zabezpieczeń, które zapobiegają nadużyciom i pozwalają skrupulatnie ewidencjonować całą sprzedaż. To zaawansowane technologicznie urządzenia zwiększające skuteczność kontroli skarbowych na każdym etapie realizacji transakcji.

Chcesz wiedzieć więcej na temat nowoczesnych rozwiązań informatycznych dla firm? Koniecznie sprawdź Outsourcing IT!

Integracja z terminalem płatniczym

Firmy, które zostały zobligowane do prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych online, muszą dokonać ich integracji z terminalem płatniczym według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Od kiedy kasy fiskalne online muszą być połączone z terminalami? Ostateczny termin przypada na 1 stycznia 2025 roku.

Przedsiębiorcy, którzy obecnie korzystają z kas online i nie posiadają terminala, nie mają obowiązku jego nabycia. Z kolei firmy, które prowadzą ewidencję na kasach online i mają terminal niezgodny z wymogami ustawodawcy, są zobligowane do jego wymiany na urządzenie wyposażone w protokół FROB.

Uwaga! Firmy mogą skorzystać z ulgi na zakup terminala płatniczego. Na jakie wsparcie finansowe można liczyć?

• 2 500 zł w roku podatkowym – dotyczy podatników zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,
• 1 000 zł w roku podatkowym – w przypadku innych podatników.

Jeżeli kasy fiskalne online nie zostaną zintegrowane z terminalem, wówczas przedsiębiorcy grozi kara w wysokości 5000 zł.

Kasa fiskalna online – kto musi ją posiadać?       

Duża część firm w Polsce ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej online. Wśród nich znajdują się m.in. 

• warsztaty samochodowe oraz serwisy wulkanizacyjne,
• stacje paliw,
• lokale gastronomiczne (całoroczne i sezonowe),
• punkty sprzedaży paliwa opałowego,
• salony fryzjerskie,
• gabinety kosmetyczne i kosmetologiczne,
• firmy budowlane,
• placówki i punkty medyczne,
• kancelarie prawne,
• siłownie.

Podsumowując, obowiązek stosowania takiego rozwiązania dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców sprzedających towary bądź świadczących usługi osobom prywatnym. Ustawodawca dokonał klasyfikacji według branż i zobligował firmy do stopniowego wprowadzania kas online.

Prowadzisz własną firmę i chcesz rozwinąć swoją działalność? Bez względu na to, czy działasz lokalnie, czy na terenie całej Polski, powinieneś zaznaczyć swoją obecność w sieci. Projektujemy strony internetowe dla firm, dzięki którym przyciągniesz klientów. Sprawdź naszą ofertę!

Kasy fiskalne online – rozporządzenie  w sprawie zwolnienia z obowiązku stosowania

24 listopada 2023 roku Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepisy weszły w życie z dniem 1 stycznia 2024 roku. Tak jak dotychczas zwolnieniu z kasy podlegają podmioty, których obrót ze sprzedaży, w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczył 20 000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku wysokość limitu ustalana jest proporcjonalnie. Kasy fiskalne online muszą być natomiast stosowane przez podatników, którzy w ubiegłym roku przestali spełniać warunki do zwolnienia lub byli zobligowani do ewidencjonowania.

Podczas ustalania kwoty obrotu, która uprawnia do zwolnienia z obowiązku prowadzenia kasy rejestrującej online, należy podsumować cały obrót na rzecz osób prywatnych, czyli nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych. W sytuacji, gdy firma realizuje transakcje z innymi przedsiębiorcami, obroty z tego tytułu nie są wliczane do kwoty uprawniającej do zwolnienia.

Kasa fiskalna online – korzyści dla przedsiębiorców

Wprowadzenie kas fiskalnych online niesie za sobą liczne korzyści zarówno dla organów podatkowych, jak i przedsiębiorców. Do najważniejszych z nich należą:

• Możliwość bieżącego monitorowania transakcji

Kasa fiskalna pozwala śledzić wszelkie transakcje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu właściciel firmy ma pełną kontrolę nad przepływem gotówki i może szybko zareagować w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości.

• Integracja z systemami raportowania

Dzięki możliwości zintegrowania systemów raportowania, ułatwiających tworzenie dokumentów księgowych i raportów podatkowych, przedsiębiorca może sprawniej zarządzać finansami i zyskać pewność, że realizuje wszelkie wymogi prawne.

• Zoptymalizowanie procesów sprzedaży

Urządzenia rejestrujące online umożliwiają szybkie wystawiania faktur elektronicznych czy generowania raportów sprzedażowych, co przekłada się na poprawę jakości obsługi klienta oraz zwiększenie efektywności działania.

Cyfryzacja firmy to naturalna konsekwencja rewolucji technologicznej. Już dziś zadbaj o transparentne prowadzenie biznesu. Postaw na sprawdzony serwis ERP i zainwestuj w aplikacje ERP takie jak Comarch Optima.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Kasy fiskalne online – czy trzeba zgłoszenie do urzędu skarbowego?

Jeżeli chodzi o kasy fiskalne online, obowiązek ich zgłoszenia nie jest nałożony na przedsiębiorcę. Po podłączeniu urządzenia do Centralnego Repozytorium Kas stosowna informacja zostanie automatycznie przesłana do urzędu skarbowego.

Kasy fiskalne online – dla kogo? Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2024 roku?

Zgodnie z przepisami prawa kasę fiskalną online powinni stosować wszyscy podatnicy, którzy świadczą usługi i prowadzą sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych, jeżeli obroty w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły 20 000 zł. Do limitu nie zalicza się czynności związanych ze sprzedażą nieruchomości, środków trwałych oraz wartości prawnych i niematerialnych (w przypadku udokumentowania fakturą).

Kasy fiskalne online – od kiedy obowiązują?

Kiedy zostały wprowadzone kasy fiskalne online? Przepisy obowiązują od 1 stycznia 2023 roku. Od tego momentu w sprzedaży dostępne są wyłącznie urządzenia online, co ma związek ze stopniowym wycofywaniem kas tradycyjnych.

Kasy fiskalne online – terminy wprowadzenia: kiedy muszę pozbyć się kasy tradycyjnej?

Przedsiębiorcy, którzy posiadają kasy starego typu, mogą z nich korzystać przez cały okres eksploatacji. Jeżeli jednak firma nie posiada urządzenia rejestrującego, ma obowiązek zaopatrzenia się w kasę fiskalną online.

Czytaj także:     

Kasy fiskalne samoobsługowe w Twoim sklepie

Usługi księgowe online

E-faktury: Kompleksowy przewodnik po elektronicznym fakturowaniu