OCR w ERP – jak zautomatyzować odczyt faktur w Comarch Optima?
Meta title:
OCR w ERP – jak zautomatyzować odczyt faktur w Comarch Optima?
Meta description:
Dowiedz się, jak działa OCR w Comarch Optima, jak automatyzuje obieg faktur i wspiera pracę działów księgowych. Instrukcja użytkowania i najważniejsze funkcje.
Dlaczego warto automatyzować odczyt faktur w firmie?
Każdego dnia działy księgowe obsługują dziesiątki lub setki faktur papierowych i elektronicznych. Przepisywanie danych ręcznie do systemu ERP zajmuje czas, rodzi ryzyko pomyłek i obciąża pracowników powtarzalną, żmudną pracą.
Dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition) możliwe jest zautomatyzowanie odczytu danych z faktur i ich automatyczne przeniesienie do systemu ERP.
Automatyzacja przetwarzania faktur przynosi wymierne korzyści:
- skrócenie czasu księgowania dokumentów,
- ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych,
- lepsza kontrola nad procesem i szybszy obieg dokumentów,
- odciążenie zespołu księgowego i więcej czasu na analizy.
Jak działa Comarch OCR?
Comarch OCR to usługa rozpoznawania tekstu, zintegrowana z systemem Comarch ERP Optima. Pozwala automatycznie odczytać dane z faktur papierowych (po zeskanowaniu) oraz faktur PDF otrzymywanych drogą mailową. System rozpoznaje najważniejsze pola, takie jak:
- numer faktury,
- daty wystawienia i sprzedaży,
- dane kontrahenta,
- NIP,
- kwoty netto, brutto i VAT,
- numer konta bankowego.
Dane odczytane przez OCR trafiają od razu do bufora systemu Optima, gdzie użytkownik może je zweryfikować i zatwierdzić. Proces skraca czas obsługi dokumentów nawet o 70% i redukuje liczbę błędów.
Jak korzystać z OCR w Comarch Optima? Instrukcja krok po kroku
1. Aktywacja usługi OCR w Comarch Optima
OCR to moduł dodatkowy. Aby z niego korzystać:
- upewnij się, że posiadasz aktualną wersję Comarch ERP Optima,
- zamów usługę OCR w panelu iKonto lub przez Partnera Comarch,
- sprawdź w OCR Optima cennik, który uzależniony jest od liczby przetwarzanych stron miesięcznie.
2. Przygotowanie dokumentów
- zeskanuj faktury papierowe do pliku PDF,
- lub zapisz otrzymane faktury PDF z maila.
3. Import dokumentów do Optima
- w module Rejestr VAT lub Dokumenty Zakupu kliknij „Import OCR”,
- wskaż pliki PDF, które chcesz zaimportować.
4. Weryfikacja danych
Po rozpoznaniu przez OCR system wyświetli podgląd odczytanych danych. Możesz je skorygować lub zatwierdzić. Po zatwierdzeniu dokument jest zapisany w buforze.
Jak OCR wspiera pracę działów księgowych?
Comarch OCR automatyzuje proces, który dotąd był w pełni manualny. Umożliwia:
- szybsze rozliczanie faktur,
- lepsze wykorzystanie czasu księgowych do zadań analitycznych,
- zmniejszenie stresu i zmęczenia wynikającego z żmudnych czynności,
- pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie.
W połączeniu z funkcją Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Comarch ERP Optima, można dodatkowo zarządzać procesem akceptacji faktur w firmie, z podziałem na uprawnienia i etapy zatwierdzania.
OCR Optima cennik – ile kosztuje automatyzacja?
Usługa Comarch OCR jest rozliczana w modelu abonamentowym, w zależności od miesięcznej liczby stron do przetworzenia. Najczęściej dostępne są pakiety:
- do 250 stron/miesiąc,
- do 500 stron/miesiąc,
- do 1000 stron/miesiąc,
- do 2500 stron/miesiąc,
- do 5000 stron/miesiąc,
- do 10000 stron/miesiąc.
Dokładny cennik zależy od wybranego pakietu oraz konfiguracji systemu ERP i modułów dodatkowych. Po szczegółową wycenę zapraszamy do kontaktu z naszym konsultantem — chętnie doradzimy, który pakiet najlepiej odpowiada potrzebom Państwa firmy.
Pod artykułem znajdą Państwo formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego można szybko przesłać zapytanie i umówić się na rozmowę z naszym ekspertem.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy Comarch OCR działa tylko z Comarch ERP Optima?
Tak, obecnie usługa OCR jest zintegrowana wyłącznie z systemem Optima.
Czy OCR obsługuje faktury w formacie XML lub e-Faktury?
Nie, OCR jest przeznaczony do rozpoznawania dokumentów graficznych i PDF. Faktury elektroniczne w formacie XML są obsługiwane bezpośrednio przez system.
Czy mogę korzystać z OCR w chmurze?
Tak, Comarch OCR działa również w wersji Optima w modelu SaaS (chmurowym).
Podsumowanie
Automatyzacja odczytu faktur za pomocą Comarch OCR to prosta droga do odciążenia działu księgowego i przyspieszenia obiegu dokumentów. Usługa OCR rozpoznaje dane z faktur papierowych i PDF, zapisując je od razu w systemie Optima, co pozwala na weryfikację i szybkie zaksięgowanie.
Przy niewielkim koszcie abonamentu księgowi zyskują więcej czasu na analizę danych i mogą uniknąć błędów wynikających z ręcznego przepisywania.
Warto rozważyć wdrożenie OCR jako pierwszy krok w stronę pełnej cyfryzacji działu księgowego i lepszej kontroli nad dokumentami w firmie.
