O kliencie
PUK Serwis Sp. z o.o. jest liderem na rynku siedleckim w zakresie zarządzania nieruchomościami oraz świadczenia usług komunalnych. Firma zarządza ponad 100 Wspólnotami Mieszkaniowymi w Siedlcach, Łosicach i Warszawie.
Tak duża skala działalności oznacza codzienną obsługę tysięcy mieszkańców, dziesiątek tysięcy dokumentów oraz rozliczeń. Aby zapewnić wysoką jakość obsługi oraz przygotować organizację na dalszy rozwój, PUK Serwis zdecydował się na wdrożenie nowoczesnego systemu ERP, który zintegruje najważniejsze procesy biznesowe w jednym miejscu.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem Comarch ERP XL firma korzystała z rozwiązania działającego w środowisku MS-DOS. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa dotychczasowy system przestał odpowiadać rosnącym potrzebom organizacji.
Wiele procesów wykonywano ręcznie, praca była czasochłonna, a ograniczenia technologiczne utrudniały dalszy rozwój. Szczególnie problematyczne stało się seryjne wystawianie faktur oraz ręczne wypełnianie poleceń przelewu przekazywanych klientom. Dodatkowo baza danych była podatna na błędy, a wydajność systemu nie pozwalała na sprawną obsługę stale rosnącej liczby dokumentów.
Momentem przełomowym była wymiana sprzętu komputerowego. Nowe komputery nie umożliwiały już uruchomienia oprogramowania działającego w środowisku DOS. Firma potrzebowała rozwiązania, które zapewni wysoką wydajność, bezpieczeństwo danych, szerokie możliwości automatyzacji oraz będzie otwarte na dedykowane rozwiązania wspierające specyfikę jej działalności.
Dlaczego Comarch ERP XL?
O wyborze Comarch ERP XL zdecydowała przede wszystkim możliwość dopasowania systemu do specyfiki działalności PUK Serwis. Istotnym argumentem była również otwarta architektura rozwiązania, która umożliwia tworzenie dedykowanych aplikacji oraz dalszy rozwój systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i zmianami przepisów.
Jak rozwiązaliśmy problem?
-
Dedykowane wydruki faktur
Comarch ERP XL umożliwił seryjne generowanie faktur, znacząco usprawniając codzienną pracę. Dodatkowo przygotowaliśmy dedykowane wydruki dostosowane do indywidualnych potrzeb PUK Serwis.
Jednym z najważniejszych usprawnień było wdrożenie wydruków poleceń przelewu zintegrowanych z fakturami. Dzięki temu całkowicie wyeliminowano konieczność ręcznego wypełniania formularzy.
-
Łatwiejsze zarządzanie bazą klientów
Uporządkowaliśmy bazę kontrahentów, grupując mieszkańców według lokalizacji oraz wspólnot mieszkaniowych.
Na kartach kontrahentów dodaliśmy dedykowane atrybuty umożliwiające przechowywanie najważniejszych informacji wynikających z zawartych umów, takich jak:
- okres obowiązywania umowy,
- częstotliwość wywozu odpadów,
- rodzaj i liczba wynajmowanych lub dzierżawionych pojemników,
- ilość odbieranych odpadów.
Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje znalazły się w jednym miejscu i mogły być wykorzystywane przez kolejne procesy biznesowe.
-
Aplikacja Sedkomp do masowego fakturowania –Autofaktura
Największym wyzwaniem było wystawianie nawet 60 000 faktur miesięcznie.
Wykorzystując otwartość Comarch ERP XL oraz przygotowaną strukturę danych stworzyliśmy aplikację Autofaktura, która automatycznie generuje faktury dla wybranych grup kontrahentów.
Program pobiera dane zapisane na kartach klientów, uzupełnia wszystkie wymagane informacje i seryjnie przygotowuje komplet dokumentów zgodnie z warunkami obowiązujących umów.
Proces, który wcześniej wymagał ogromnego nakładu pracy, został zautomatyzowany i wykonywany w ciągu kilku chwil.
-
Automatyczne rozliczanie wpłat
W systemie wdrożono indywidualne numery rachunków bankowych przypisane do każdego kontrahenta.
Na tej podstawie przygotowaliśmy dedykowaną aplikację umożliwiającą import wyciągów bankowych oraz automatyczne parowanie wpłat z odpowiednimi fakturami.
Rozwiązanie znacząco usprawniło proces rozliczeń oraz wyeliminowało konieczność ręcznego księgowania większości wpłat.
Efekty wdrożenia
|
Obszar |
Efekt |
|
Fakturowanie |
Automatyczne wystawianie nawet 60 000 faktur miesięcznie |
|
Rozliczenia |
Automatyczne parowanie wpłat z fakturami na podstawie indywidualnych rachunków bankowych |
|
Obsługa klienta |
Szybszy dostęp do danych kontrahentów i warunków umów |
|
Organizacja pracy |
Eliminacja wielu ręcznych i powtarzalnych czynności administracyjnych |
|
Logistyka |
Lepsza kontrola nad harmonogramami odbioru odpadów oraz wynajmowanymi pojemnikami |
|
Technologia |
Migracja z systemu MS-DOS do nowoczesnego środowiska ERP |
|
Rozwój |
Możliwość tworzenia i rozwijania dedykowanych aplikacji wspierających działalność firmy |
Co zmieniło się w codziennej pracy?
Wdrożenie Comarch ERP XL pozwoliło PUK Serwis przejść od ręcznych, czasochłonnych procesów do nowoczesnego modelu pracy opartego na automatyzacji.
Zadania, które wcześniej wymagały wielu godzin pracy pracowników, zostały zastąpione procesami realizowanymi automatycznie przez system oraz dedykowane aplikacje przygotowane przez Sedkomp.
Automatyzacja fakturowania i rozliczania wpłat znacząco skróciła czas realizacji procesów finansowych oraz ograniczyła ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu pracownicy mogli skupić się na obsłudze mieszkańców oraz zadaniach wymagających wiedzy i doświadczenia.
Centralizacja danych usprawniła również współpracę pomiędzy działami. Wszystkie informacje dotyczące klientów, umów oraz świadczonych usług znalazły się w jednym systemie, co przyspieszyło dostęp do danych i zwiększyło kontrolę nad realizowanymi procesami.
Rozwój systemu po wdrożeniu
Wieloletnia współpraca Sedkomp i PUK Serwis nie zakończyła się na etapie wdrożenia.
W 2026 roku, w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, przeprowadziliśmy kompleksową aktualizację Comarch ERP XL oraz szkolenia dla użytkowników systemu.
Przeskok na najnowszą wersję wymagał również modernizacji przygotowanych wcześniej aplikacji. Dotychczasowa technologia była już przestarzała i nie zapewniała kompatybilności z nową architekturą systemu.
Obie aplikacje zostały odtworzone w nowoczesnej technologii, co zapewniło ich dalszy rozwój, zgodność z aktualnymi wersjami Comarch ERP XL oraz gotowość na kolejne zmiany prawne i biznesowe.
Podsumowanie
Projekt realizowany dla PUK Serwis pokazuje, że wdrożenie systemu ERP nie kończy się na uruchomieniu oprogramowania. Największą wartość przynosi dopiero połączenie standardowych funkcjonalności Comarch ERP XL z dedykowanymi rozwiązaniami odpowiadającymi rzeczywistym procesom biznesowym przedsiębiorstwa.
Dzięki wieloletniej współpracy Sedkomp i PUK Serwis system jest stale rozwijany, dostosowywany do nowych przepisów oraz kolejnych potrzeb organizacji. Efektem jest nowoczesne środowisko pracy, które każdego miesiąca wspiera obsługę nawet 60 000 faktur, usprawnia rozliczenia oraz zapewnia firmie stabilne fundamenty do dalszego rozwoju.
