Mit 1. Automatyzować warto tylko duże i skomplikowane procesy
Nie. Dobrym kandydatem do automatyzacji może być również bardzo prosty proces – szczególnie wtedy, gdy jest często powtarzany.
Dobrym przykładem jest wniosek urlopowy. Jego podstawowy schemat nie wydaje się skomplikowany. Pracownik składa wniosek, przełożony go akceptuje lub odrzuca, a informacja trafia dalej. Znaczenie tego procesu zmienia się jednak wtedy, gdy w firmie takich wniosków pojawiają się dziesiątki lub setki.
Do samej akceptacji dochodzą kolejne czynności. Trzeba przekazać informację do systemu HR, poinformować pracownika o decyzji, sprawdzić dostępny limit urlopu czy zweryfikować, kto w tym samym terminie ma już zaplanowaną nieobecność.
Co zmienia automatyzacja wniosku urlopowego?
Wniosek obsługiwany w Comarch BPM można rozbudować tak, aby po jego zaakceptowaniu dane zostały automatycznie przekazane do systemu HR. Pracownik może otrzymać wiadomość z informacją o decyzji, a osoba odpowiedzialna za akceptację zobaczyć, kto z danego działu ma już zaplanowany urlop w tym samym czasie.
Sam proces nadal jest prosty. Zmniejsza się natomiast liczba czynności, które trzeba wykonywać ręcznie.
Dlatego przy wyborze pierwszego procesu do automatyzacji nie zawsze trzeba szukać tego najbardziej skomplikowanego. Duże znaczenie może mieć również prosty proces, który powtarza się w organizacji bardzo często.
Mit 2. Automatyzacja oznacza tylko przeniesienie formularza do systemu
Elektroniczny formularz może być początkiem automatyzacji, ale nie musi być jej końcem.
Wniosek urlopowy może działać w Comarch BPM w bardzo podstawowej wersji: pracownik wprowadza dane, dokument trafia do przełożonego, a po podjęciu decyzji proces się kończy. Takie rozwiązanie spełnia swoją funkcję, ale można je rozbudować o kolejne elementy, które ułatwią pracę zarówno pracownikowi, przełożonemu, jak i działowi HR.
Co można zautomatyzować poza samym obiegiem?
Jedną z możliwości jest integracja z systemem HR-owym w Comarch ERP Optima. Po zaakceptowaniu urlopu dane mogą zostać przekazane dalej automatycznie, bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych informacji.
Comarch BPM może również przekazać pracownikowi informację o zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku. Przy składaniu dokumentu można pokazać dostępny limit urlopu, a osobie podejmującej decyzję – informacje o innych nieobecnościach zaplanowanych w tym samym terminie.
Proces można dostosować także do sposobu pracy konkretnej organizacji. W firmie produkcyjnej pracownik, który na co dzień nie korzysta z systemu, może na przykład przekazać papierowy wniosek brygadziście lub kierownikowi. To przełożony składa wtedy wniosek w Comarch BPM w imieniu pracownika, a podpisany dokument zostaje dołączony jako potwierdzenie.
W takim przypadku automatyzacja nie sprowadza się już do zastąpienia papierowego formularza jego elektroniczną wersją. Obejmuje również kolejne działania związane z obsługą całego procesu.
Mit 3. Automatyzacja ma wykonywać pracę za człowieka
Nie zawsze. Automatyzacja może nie tyle zastępować pracownika, ile ograniczać powtarzalne czynności i dostarczać mu właściwe informacje we właściwym momencie.
Ponownie dobrze pokazuje to przykład urlopów.
Kierownik, który otrzymuje wniosek do akceptacji, może od razu zobaczyć, kto z jego działu ma już zaplanowaną nieobecność w tym samym okresie. Comarch BPM nie musi decydować za niego, czy kolejny urlop powinien zostać zaakceptowany. System może natomiast dostarczyć informacje potrzebne do podjęcia tej decyzji.
Dzięki temu przełożony nie musi sprawdzać grafiku w innym miejscu ani samodzielnie zbierać danych przed podjęciem decyzji.
Podobnie wygląda sytuacja z limitem urlopowym. Jeżeli pracownik widzi aktualną informację podczas składania wniosku, nie musi za każdym razem zwracać się z takim pytaniem do działu HR.
Automatyzacja może więc wspierać człowieka tam, gdzie nadal potrzebna jest jego wiedza lub decyzja, a jednocześnie przejmować te działania, które nie wymagają każdorazowego ręcznego wykonania.
Mit 4. Automatyzacja oznacza, że wszystko musi działać w jednym systemie
Nie. Poszczególne elementy procesu mogą być obsługiwane przez różne rozwiązania, a Comarch BPM może pełnić rolę systemu, który porządkuje przebieg procesu i wymianę informacji.
Przykładem są plany urlopowe. Comarch BPM może obsługiwać proces zgłaszania i akceptowania urlopu. Jeżeli jednak potrzebna jest bardziej rozbudowana wizualizacja planowanych nieobecności, można wykorzystać Comarch HRM.
Podobną zasadę można zastosować w przypadku plików.
Comarch BPM a praca z dużą liczbą plików
W procesach związanych z projektowaniem grafiki mogą pojawiać się duże materiały. Nie zawsze najlepszym rozwiązaniem będzie umieszczanie ich bezpośrednio w bazie procesu. W Comarch BPM można w takim przypadku wskazać lokalizację folderu na serwerze plikowym lub w chmurze.
Jeszcze lepiej widać to w przykładzie procesu obsługi samochodów, w którym do każdego pojazdu przypisanych może być kilkadziesiąt zdjęć.
W takim procesie zastosowano integrację z Google Drive. Z poziomu obiegu użytkownik może przejść do unikalnego folderu związanego z konkretną sprawą i tam przeglądać lub dodawać zdjęcia.
Comarch BPM odpowiada za obsługę procesu, ale same materiały znajdują się w miejscu wygodniejszym do pracy z dużą liczbą plików.
Automatyzacja nie musi więc oznaczać zamykania całego procesu w jednym narzędziu. Istotne jest odpowiednie połączenie systemów i zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy nimi.
Mit 5. Do automatyzacji nadają się tylko dobrze uporządkowane procesy
Nie. Automatyzacja może również pomóc uporządkować sposób realizacji powtarzalnych zadań, które wcześniej były obsługiwane w mniej usystematyzowany sposób.
Przykładem jest zlecanie pracy do działu graficznego. Przy pojedynczych zadaniach wystarczy przekazać informację konkretnej osobie. Wraz ze wzrostem liczby zgłoszeń pojawiają się jednak kolejne kwestie: kto ma wykonać pracę, jakie informacje są do niej potrzebne, gdzie znajdują się materiały, jaki jest termin i ile czasu zajęła realizacja.
Przeniesienie takiego procesu do Comarch BPM pozwala stworzyć jeden, powtarzalny sposób obsługi zgłoszeń.
Od zgłoszenia do uporządkowanego procesu
Formularz może wymagać podania określonych danych, na przykład kontrahenta, numeru zlecenia oraz informacji potrzebnych do wykonania pracy. Jeżeli w dziale pracuje kilka osób, zadanie można przypisać konkretnemu pracownikowi.
W procesie można także rejestrować czas pracy, wskazać miejsce przechowywania gotowych plików i prowadzić komunikację ze zgłaszającym, jeśli do wykonania zadania potrzebne są dodatkowe informacje.
Comarch BPM może również wspierać pilnowanie terminów. Jeżeli na realizację przewidziano dwa dni, w procesie można zastosować mechanizm przypominający o zbliżającym się terminie.
Dzięki temu z czasem powstają także dane pozwalające analizować terminowość oraz czas poświęcony na poszczególne zadania.
Automatyzacja pomaga więc nie tylko przyspieszyć istniejący proces. Może również nadać powtarzalnym działaniom czytelną strukturę i sprawić, że każdy pracownik otrzyma informacje potrzebne do wykonania swojego zadania.
Mit 6. Jeden proces zawsze powinien oznaczać jeden obieg
Nie. W bardziej złożonych procesach lepszym rozwiązaniem może być kilka powiązanych obiegów, które działają równolegle i wymieniają pomiędzy sobą informacje.
Dobrym przykładem jest proces związany ze sprzedażą samochodu sprowadzanego z zagranicy. Rozpoczyna się od wygrania aukcji lub zakupu pojazdu, a następnie obejmuje kolejne działania związane między innymi z płatnościami, logistyką, dokumentacją, transportem, sprzedażą i rozliczeniem.
Za poszczególne zadania odpowiadają różne osoby oraz komórki organizacyjne. Co ważne, część tych działań odbywa się równolegle.
Kilka obiegów może tworzyć jeden proces
W takim przypadku próba umieszczenia wszystkich działań w jednym szeregowym obiegu nie musi być najlepszym rozwiązaniem.
W opisanym procesie wykorzystano siedem równoległych obiegów. Każdy z nich ma własny sposób obsługi i osoby odpowiedzialne za konkretne zadania, natomiast informacje są synchronizowane z obiegiem głównym.
Dzięki temu poszczególne części organizacji mogą wykonywać swoją pracę równolegle, a informacje z różnych etapów ostatecznie spotykają się w jednym procesie.
A co z informacjami znajdującymi się poza Comarch BPM?
W tym samym procesie zastosowano dwukierunkową integrację z zewnętrzną platformą aukcyjną.
Część danych jest pobierana do Comarch BPM, dzięki czemu pracownik nie musi logować się do zewnętrznego systemu tylko po to, aby je sprawdzić. Informacje wprowadzone po stronie procesu mogą z kolei zostać przekazane z powrotem na platformę.
To pokazuje, że w bardziej rozbudowanej automatyzacji nie chodzi o stworzenie jednego ogromnego obiegu. Ważniejsze jest takie połączenie poszczególnych działań, aby informacje sprawnie przepływały pomiędzy osobami, procesami i systemami.
Jak rozpoznać proces, który warto zautomatyzować?
Nie trzeba zaczynać od najbardziej skomplikowanego procesu w przedsiębiorstwie. Warto najpierw przyjrzeć się codziennej pracy i sprawdzić, gdzie regularnie pojawiają się te same czynności.
Dobrym sygnałem może być duża liczba podobnych dokumentów lub zgłoszeń, ręczne przepisywanie informacji pomiędzy systemami albo konieczność przekazywania jednej sprawy pomiędzy kilkoma osobami. Podobnie jest z procesami, w których trzeba pilnować kolejnych akceptacji i terminów lub za każdym razem zbierać ten sam zestaw informacji.
Warto zwrócić uwagę również na sytuacje, w których pracownicy często pytają o dane, które mogłyby być dostępne bezpośrednio w procesie. Przykładem jest limit urlopowy czy informacja o innych zaplanowanych nieobecnościach.
Wniosek urlopowy, zlecenie przygotowania grafiki i wieloetapowa obsługa samochodu to trzy zupełnie różne przykłady. Łączy je jednak możliwość uporządkowania przepływu informacji, odpowiedzialności i kolejnych działań przy wykorzystaniu Comarch BPM.
Jeżeli więc w firmie regularnie pojawiają się czynności, które wymagają ręcznego przekazywania danych, pilnowania terminów, zbierania akceptacji lub sprawdzania informacji w kilku miejscach, może to być dobry punkt wyjścia do analizy automatyzacji procesów.
Automatyzacja z Comarch BPM nie musi oznaczać rewolucji
Automatyzacja może zacząć się od niewielkiej zmiany. W jednym przypadku będzie nią automatyczne przekazanie zaakceptowanego wniosku do systemu HR. W innym – przypomnienie o terminie, uporządkowanie zleceń albo dostarczenie kierownikowi danych potrzebnych do podjęcia decyzji.
Bardziej złożony proces może z kolei wymagać kilku równoległych obiegów i integracji Comarch BPM z innymi rozwiązaniami.
Dlatego zamiast pytać wyłącznie: „Czy ten proces da się zautomatyzować?”, warto zastanowić się, które jego elementy można usprawnić, aby pracownikom łatwiej było realizować kolejne zadania.
To właśnie od takiej analizy można zacząć szukanie procesów, które warto uporządkować.
FAQ – automatyzacja procesów w Comarch BPM
Czy każdy proces można obsługiwać w Comarch BPM?
Comarch BPM może być wykorzystywany do obsługi różnych rodzajów procesów, ale nie każdy ich element musi być realizowany w jednym systemie. Przykładowo proces zgłaszania i akceptowania urlopu może działać w Comarch BPM, podczas gdy do bardziej rozbudowanej wizualizacji planowanych nieobecności można wykorzystać Comarch HRM.
Czy Comarch BPM może współpracować z innymi systemami?
Tak. W opisanych przykładach Comarch BPM wymienia dane z innymi rozwiązaniami, między innymi systemem HR, zewnętrzną platformą czy Google Drive. Dzięki integracji informacje mogą przepływać pomiędzy poszczególnymi elementami procesu bez konieczności ich ręcznego przepisywania.
Czy automatyzacja prostego procesu ma sens?
Tak, szczególnie wtedy, gdy proces jest często powtarzany. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset podobnych wnioskach automatyzacja nawet kilku czynności może ograniczyć zakres pracy wykonywanej ręcznie.
Czy cały proces musi znajdować się w jednym obiegu Comarch BPM?
Nie. Przy bardziej rozbudowanych procesach można wykorzystać kilka obiegów pomocniczych i synchronizować znajdujące się w nich informacje z obiegiem głównym. Pozwala to między innymi na równoległą pracę różnych osób i działów.
Od czego zacząć automatyzację procesów?
Warto zacząć od przyjrzenia się codziennym, powtarzalnym czynnościom. Dobrymi kandydatami są procesy wymagające ponownego wprowadzania tych samych informacji, wielu akceptacji, ręcznego przekazywania danych pomiędzy pracownikami lub pilnowania terminów.
Nie wiesz, od którego procesu zacząć automatyzację?
Warto najpierw sprawdzić, gdzie pracownicy najczęściej przepisują dane, szukają informacji, przekazują sobie zgłoszenia, czekają na akceptacje albo ręcznie pilnują kolejnych kroków.
To właśnie w takich miejscach mogą znajdować się procesy, których uporządkowanie przy wykorzystaniu Comarch BPM przyniesie najbardziej odczuwalną zmianę w codziennej pracy.
