Comarch e-Sprawozdania finansowe- obowiązek składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej.

E-sprawozdanie finansowe – obowiązki przedsiębiorcy

Obowiązek sporządzania elektronicznych sprawozdań finansowych ciąży na przedsiębiorcach od kilku lat. Od 2020 roku dokument ma ściśle określoną strukturę – pliki muszą zostać opracowane w strukturze logicznej i przesłane w formacie XML. Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są do sporządzania e-sprawozdania finansowego w formie elektronicznej oraz podpisanie go za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Użytkownicy programów Comarch ERP mogą swobodnie sporządzać elektroniczne sprawozdania finansowe zgodnie z przepisami i wytycznymi Ministerstwa Finansów. Dodatkowo z aplikacji Comarch e-Sprawozdania mogą korzystać firmy, które nie posiadają systemu Comarch.

Aplikacja do tworzenia e-Sprawozdań finansowych

Aktualizowana na bieżąco aplikacja Comarch e-Sprawozdania finansowe pozwala na sporządzanie , wysyłanie i obsługę sprawozdań finansowych w wymaganym pliku XML. Aplikacja sprawozdania finansowe Comarch to intuicyjne narzędzie, które z łatwością integruje się z systemami ERP i wspiera proces przygotowania sprawozdania finansowego. Wyróżnia je bogata funkcjonalność oraz łatwość obsługi.

Dane do aplikacji można wprowadzić także przez arkusz Excel, plik JPK_KR, ręcznie lub przez stworzony we własnym zakresie integrator.

Cechy aplikacji Comarch e-Sprawozdania

• Sprawozdania finansowe Comarch to aplikacja, która spełnia wymogi stawiane przez Ministra Finansów. Jest ona zgodna z polskimi przepisami podatkowymi i stale aktualizowana;
• aplikacja e-Sprawozdania Comarch dostępna jest w wersji stacjonarnej i chmurowej. Niezależnie od wersji programu Comarch możesz posiadać aplikację do tworzenia sprawozdań finansowych;
• aplikacja współpracuje w sposób natywny z systemami Comarch ERP. Dane zawarte w tych systemach mogą być zaczytywane z zestawień księgowych systemu Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Enterprise oraz Comarch ERP Altum;
• aplikacja Comarch e-Sprawozdania umożliwia odczytywanie innych e-Sprawozdań w formacie XML;

Funkcjonalności aplikacji Comarch e-Sprawozdania

• jedną z ważniejszych funkcjonalności aplikacji jest dedykowany walidator, który sprawdza elementy sprawozdania finansowego i poprawność wygenerowanego sprawozdania oraz wysyła informację o ewentualnych błędach;
• możliwość generowania sprawozdania w formacie do druku PDF, czy DOC;
• zarządzanie kilkoma podpisami elektronicznymi w aplikacji;
• dodawanie załączników do sprawozdania, np. sprawozdanie z badania biegłego rewidenta, uchwały itp;
• możliwość podpisywania sprawozdania w formacie PDF;
• możliwość analizy kondycji finansowej firmy w aplikacji;
• możliwość importowania danych poprzez arkusz Excel;
• możliwość sporządzania sprawozdania finansowego na podstawie obrotówki wraz z analizą danych księgowych;
• możliwość wygenerowania sprawozdania finansowego na podstawie danych z ubiegłego roku obrotowego;
• możliwość generowania not i objaśnień do sprawozdania w aplikacji
• możliwości badania sprawozdania finansowego
• ułatwienie w zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym

W aplikacji Comarch e-Sprawozdania można tworzyć sprawozdania finansowe dla:

• jednostek innych (załącznik nr 1 do UoR)
• jednostek małych (załącznik nr 5 do UoR)
• jednostek mikro (załącznik nr 4 do UoR)
• jednostek NGO (załącznik nr 6 do UoR)
• biur rachunkowych, które sporządzają sprawozdania finansowe dla swoich Klientów;
• skonsolidowanych sprawozdań finansowych

Aplikacja e-sprawozdania finansowe – możliwości i ograniczenia

Bezpłatna aplikacja, przygotowana przez Ministerstwo Finansów, umożliwia przygotowanie sprawozdania finansowego do Szefa KAS, jego wysyłkę wraz z dokumentami dodatkowymi, a następnie pobranie UPO. Narzędzie, mimo rozbudowanych funkcjonalności, ma jednak pewne ograniczenia. Aplikacja nie daje bowiem możliwości przygotowania sprawozdania zgodnego z innymi załącznikami do ustawy o rachunkowości niż nr 1, 4, 5, 6 w wersji schemy 1.2. Oprócz tego przedsiębiorca nie może złożyć e-sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów w przypadku jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania należy kierować wyłącznie do KRS.

E-sprawozdania finansowe krok po kroku

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych i opracowanie sprawozdania finansowego

Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w terminie do 3 miesięcy od dnia bilansowego. Obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki, a jego realizacją zajmuje się księgowa, dyrektor finansowy lub biuro rachunkowe.

2. Przygotowanie e-sprawozdania w formacie XML

Od 1 października 2018 roku firmy, prowadzące księgi rachunkowe, sporządzają nowe sprawozdanie finansowe (plik XML). Kwestie techniczne zostały omówione w Biuletynie Informacji Publicznej. Aby spełnić wymogi ustawodawcy, należy zweryfikować, czy oprogramowanie księgowe umożliwia wygenerowanie dokumentu w takim formacie. Jeżeli firma nie posiada dedykowanego oprogramowania Comarch lub innego, może skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

3. Ocena e-sprawozdania przez biegłego rewidenta

Sprawozdanie finansowe powinno zostać sprawdzone przez zewnętrznego audytora. Rewident sporządza sprawozdanie z badania (w formie elektronicznej) i podpsuje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Prace nad sprawozdaniem finansowym powinny być zrealizowane w terminie do 6 miesięcy od dnia bilansowego. Wybór firmy audytorskiej należy do organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe jednostki.

4. Zatwierdzenie e-sprawozdania

Jeżeli w sprawozdaniu finansowym nie pojawiają się błędy, organ zatwierdzający może je przyjąć (zatwierdzić), np. poprzez wydanie stosownej uchwały. Do zatwierdzenia powinno dojść najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

5. Podpisanie sprawozdania finansowego

E-sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie (podpis kwalifikowany lub potwierdzone profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości nie wyznacza konkretnego terminu podpisania sprawozdania, niemniej przyjmuje się, że najlepiej to zrobić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

6. Złożenie sprawozdania do KRS, naczelnika US lub Szefa KAS

E-sprawozdanie oraz pozostałe dokumenty (sprawozdanie z badania realizowanego przez biegłego rewidenta, odpis uchwały lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawzdania) należy złożyć do odpowiedniego organu w następujących terminach:

• do 30 kwietnia – podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe (do Szefa KAS),
• w ciągu 10 dni od zatwierdzenia – podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze KRS (do nauczelnika właściwego urzędu skarbowego),
• w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – podmioty wpisane do KRS (do Repozytorium Dokumentów).

Osobą odpowiedzialną za przestrzeganie terminów jest kierownik jednostki.

Aplikacja dostępna dla firm, które nie posiadają i nie korzystają z systemu Comarch ERP

Comarch ERP e-Sprawozdania to aplikacja, z której możesz korzystać nawet jeśli nie jesteś użytkownikiem oprogramowania Comarch ERP i nie posiadasz oprogramowania Comarch. Aplikacja działa niezależnie. Dane do aplikacji mogą być wprowadzane poprzez integratory, aport z plików Excel, obrotówki lub nawet ręcznie. Z aplikacji może, więc korzystać firma działająca z dowolnym systemem ERP.

Aplikacja e-Sprawozdania finansowe Comarch umożliwia wysyłanie sprawozdań finansowych w wymaganym formacie XML oraz zarządzanie elektronicznymi sprawozdaniami.

Jak działa aplikacja Comarch ERP e-Sprawozdania?

Aby korzystać z e-Sprawozdania dla systemu ERP Comarch, użytkownik w pierwszej kolejności musi wypełnić podstawowe dane informacyjne. Niezbędne będzie określenie typu sprawozdania i wymaganych zestawień księgowych. Na podstawie uzupełnionych danych będzie utworzony szablon sprawozdania finansowego. Aplikacja daje możliwość dodane dodatkowych linii sprawozdawczych, które mogą okazać się niezbędne w rzetelnym przedstawieniu sprawozdania finansowego jednostki.

Integracja aplikacji Comarch e-Sprawozdania z systemami Comarch ERP, lub innymi systemami ERP możliwa jest poprzez kliknięcie ikony „Importuj zestawienia księgowe”. Istnieje możliwość wydrukowania e-Sprawozdania Finansowego z poziomu aplikacji poprzez ikonkę drukarki. Sprawozdanie, dzięki tej funkcjonalności, może być zaprezentowane w wersji papierowej lub PDF/DOC/XLS.

Analiza kondycji finansowej to dodatkowa funkcjonalność aplikacji. Analiza ta dostępna jest w zakładce „Wskaźniki”. To w tym miejscu, przedsiębiorca ma dostęp do danych analitycznych firmy sporządzonych na podstawie sprawozdania finansowego.

Na szczególną uwagę zasługuje funkcja walidacji danych, która w łatwy sposób pomaga wyeliminować część błędów powstałych podczas sporządzenia sprawozdania. Po kliknięciu w odpowiednią ikonę walidator sprawdzi i poinformuje o ewentualnych nieprawidłowościach. Aplikacja zwróci błędy merytoryczne oraz związane z plikiem XML. Dzięki temu zyskasz pewność, że sprawozdanie zachowa spójność merytoryczną i zostanie prawidłowo zaczytane.