Lean management – co to?
Na samym początku wyjaśnijmy, co to jest lean management i dlaczego zyskał taką popularność w świecie biznesu. Polskie tłumaczenie terminu, czyli 'szczupłe zarządzanie’ dobrze oddaje ducha tej koncepcji. Zgodnie z definicją zawartą w Encyklopedii Zarządzania lean management jest bowiem sposobem organizacji procesów produkcyjnych, usługowych i zarządczych, który eliminuje wszelkie czynności nieprzynoszące wartości dodanej.
Głównym celem strategii jest zatem ograniczenie marnotrawstwa, czyli zidentyfikowanie i wykluczenie zbędnych procesów biznesowych w firmie przy jednoczesnym dostosowaniu pracy przedsiębiorstwa do aktualnej sytuacji rynkowej. Jak osiągnąć takie efekty? To zależy od organizacji, niemniej w każdym przypadku należy przeanalizować model zarządzania, strukturę wewnętrzną czy poziom zaangażowania pracowników wyższych szczebli.
Mówiąc o strategiach zarządzania nie sposób pominąć odbiorcy końcowego. Koniecznie przeczytaj: User Experience – co to jest i dlaczego jest tak ważne?
Krótka historia lean management
Termin lean management pojawił się w użyciu pod koniec lat 80. XX wieku, niemniej sama geneza koncepcji sięga pierwszej połowy XX wieku. Henry Ford, założyciel firmy Ford Motor Company, zwrócił wówczas szczególną uwagę na logistykę magazynową. Zauważył, jak ważne jest racjonalne zarządzanie zapasami i efektywne wykorzystanie magazynów. Aby przyspieszyć produkcję i zoptymalizować pracę, zdecydował się na wprowadzenie linii produkcyjnych, które zastąpiły ręczny montaż części samochodowych. Całą produkcję podzielił na kilka etapów, dzięki czemu pracownicy mogli montować pojazdy podczas ruchu po linii produkcyjnej – bez wysiłku i straty czasu. Innym przykładem obniżenia kosztów produkcji było ujednolicenie kolorów karoserii – w efekcie czarne samochody były produkowane w milionach egzemplarzy dostępnych dla użytkowników dysponujących ograniczonym budżetem.
Doświadczenia Forda zainspirowały japoński koncern Toyota. Taiichi Ohno zaprojektował własny system zarządzania, uznając wszelkie straty produkcyjne za absolutnie niedopuszczalne. Podobnie jak Ford kierował się kilkoma zasadami m.in. koniecznością ograniczenia wysiłków pracowniczych, racjonalnego wykorzystania magazynu, zmniejszenia zapasów czy stałego doskonalenia procesów magazynowych.
Oczywiście, koncepcja Forda ewoluowała w czasie, niemniej fundamenty pozostają niezmienne. Istotą lean management pozostaje sprawne zarządzanie magazynem przy jednoczesnej otwartości na ciągle zmieniające się okoliczności zewnętrzne. Kiedy doszedł do wniosku, że jego firma nie może całkowicie uniezależnić się od rynku, postanowił przekazać część zadań zewnętrznym podmiotom. Właśnie to podejście doprowadziło do rozwoju outsourcingu usług niezwiązanych bezpośrednio z podstawowym działalnością, takich jak logistyka magazynowa czy outsourcing IT. Jeżeli chcesz wznieść biznes na wyższy poziom, musisz otworzyć się na pomoc zewnętrznych specjalistów.
Lean management – zasady efektywnego zarządzania
Identyfikacja wartości, wyeliminowanie marnotrawstwa i dążenie do doskonałości, to podstawowe cele lean management. Zastosowanie tej strategii pozwala zbudować firmę odnoszącą sukcesy i konsekwentnie eliminującą wszystkie czynniki, które nie powodują tworzenia jej wartości. Womack i D. Jones w swojej książce p.t. „Lean thinking – szczupłe myślenie. Eliminowanie marnotrawstwa i tworzenie wartości w przedsiębiorstwie” wymienili kilka zasad, które przyświecają każdej organizacji działającej w zgodzie z tą koncepcją. Poznaj 5 zasad lean management i zobacz, jak złożone może być myślenie o organizacji.
I zasada – wartość
Spełnienie wymagań klienta wymaga dogłębnego zrozumienia jego potrzeb i punktu widzenia. W tym celu warto przeprowadzić ankietę, wywiad, analizę benchmarkingową, a nawet zaprosić klienta na wizytę w siedzibie firmy. W każdym przypadku chodzi o uzyskanie odpowiedzi na pytanie: za co chce zapłacić? Firma musi zdawać sobie sprawę, że wartość dla odbiorcy nie jest tożsama z ceną dobra bądź usługi. W każdym przypadku występuje cykl procesów, które objawiają się poprzez marnotrawienie zasobów. Podczas identyfikacji procesów pomocniczych warto zastanowić się, czy wszystkie z nich są niezbędne do wytworzenia produktu. Jeżeli nie możesz zrezygnować z najbardziej energochłonnych i kosztownych, zastanów się, czy istnieje możliwość wprowadzenia modyfikacji, które pozwoliłyby wyeliminować stracę.
II zasada – mapowanie
Podstawa koncepcji lean management to mapowanie procesów biznesowych i towarzyszący temu maping strumienia wartości. Celem analizy jest stworzenie hierarchii wartościującej wszystkie realizowane procesy. Jak w praktyce wygląda taki podział?
- Wartość dodana – to, co jest potrzebne klientowi i za co chce zapłacić; wszystkie działania zmieniające produkt i wykonane prawidłowo za pierwszym razem.
- Czynności pomocnicze – wszystkie działania pośrednie, które nie dodają wartości produktu, ale nie można ich wyeliminować, np. transport.
- Czynności zbędne – straty, które nie dodają żadnej wartości i można je wyeliminować.
III zasada – ciągły przepływ
Ta zasada ma związek z prawidłową organizacją czynności i ma na celu opracowanie takich relacji między procesami i operacjami, aby całkowicie wykluczyć marnotrawstwo. Firma może ograniczyć zbędny transport czy generowanie części i półwyrobów, które znajdują się w transporcie lub na składowiskach międzyoperacyjnych. Jak uzyskać taki efekt? Jednym ze sposobów jest połączenie kilku operacji większe sekwencje czy relokacja zasobów magazynowych przy pomocy oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, takiego jak Comarch Optima czy Comarch BI. Dokonując wdrożenia ERP w swojej firmie, możesz skuteczniej planować procesy, oszczędzając nie tylko środki, ale i czas.
IV zasada – system ssący
Jednym z największych wrogów każdego przedsiębiorstwa jest nadprodukcja. Wykorzystanie systemu ssącego może doprowadzić do skutecznych zmian strategii produkcji poprzez odrzucenie idei maksymalnego wykorzystania potencjału produkcyjnego i związanego z tym wytwarzania wyrobów ponad stan. W praktyce oznacza to, że produkcja powinna być uruchamiana w sposób celowy, czyli wtedy, kiedy klient złoży zamówienie,
V zasada – ciągłe doskonalenie
Koncepcja lean management zakłada, że celem każdej organizacji jest doskonalenie procesów biznesowych i produkcyjnych. Co za tym idzie, wszelkie zmiany powinny być traktowane jako możliwość rozważenia, czy można osiągnąć jeszcze więcej i poprawić istniejące produkty. Taka postawa jest ważna nie tylko dla budowania renomy marki, ale także pielęgnowania kultury pracy i świadomości pracowników.
Lean management – narzędzia i techniki
Wiesz już, co to jest lean management i jakie zasady przyświecają tej koncepcji. Zobacz, w jaki sposób można uzyskać zakładane cele biznesowe i które narzędzia są szczególnie doceniane przez praktyków LM.
- 5S: Fundament Lean Manufacturing
Ta prosta metoda jest w pełni skoncentrowana na organizacji miejsca pracy – właściwym segregowaniu materiałów, a także zachowaniu porządku i czystości. 5S odnosi się do 5 japońskich słów dotyczących kultury organizacyjnej, tzn.
Seiri (sortowanie),
Seiton (uporządkowanie),
Seiso (czyszczenie),
Seiketsu (standaryzacja),
Shitsuke (utrzymywanie dyscypliny).
Stosowanie tej reguły sprzyja poprawie wydajności oraz pozwala zwiększyć bezpieczeństwo w miejscu pracy.
- Kaizen
W języku japońskim oznacza 'ciągłe doskonalenie’. Zastosowanie tej praktyki w kulturze organizacyjnej oznacza ciągłe dążenie do doskonalenia procesu produkcyjnych oraz usług. Koncepcja zakłada, że każdy pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska, może przyczynić się do poprawy pracy przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie.
- Mapowanie strumienia z świadomości
Wspominaliśmy o tym przy okazji zasad lean management. Narzędzie to jest przydatne do analizy i optymalizacji procesów, umożliwiając wizualizację, identyfikację wszystkich kroków oraz sprawny przepływ informacji i materiałów.
- Kanban
To system wizualnego zarządzania produkcją, który wskazuje potrzebę produkowania lub dostawy komponentów. Zarządzanie odbywa się przy użyciu prostych kart, które zawierają informacje na temat zadania, statusu oraz podsumowania (osoba odpowiedzialna, termin realizacji, uwagi dodatkowe itd.). Proste tablice lean management służą do zwizualizowania postępu zadań, od momentu ich zgłoszenia do uznania za wykonane.
- Poka Yoke
Ten japoński termin oznacza dosłownie 'zapobieganie błędom’. Podejście ma na celu wyeliminowanie błędów na etapie Lean Production dzięki wprowadzeniu mechanizmów kontroli. Jego celem jest opracowanie takich procesów, które uniemożliwią popełnienie błędów lub pozwolą na ich wykrycie, zanim staną się problematyczne.
Jak przygotować się do wdrożenia narzędzi lean management?
Wdrożenie lean management wymaga odpowiedniego przygotowania i pełnego zrozumienia istoty tej koncepcji. Absolutną podstawą jest zbudowanie świadomości wśród pracowników. Osoby zatrudnione, zwłaszcza zajmujące niższe stanowiska, mogą mieć trudności ze zrozumieniem celów zastosowania tej koncepcji. Dlatego też tak ważne jest przedstawienie zarysu planu przedsięwzięcia, przedstawienia korzyści zastosowanego rozwiązania (poprawa ergonomii, wyeliminowanie błędów, ograniczeniem kosztów transportu, bardziej efektywne zagospodarowanie przestrzeni itd.).
Oczywiście, samo kształtowanie świadomości i informowanie pracowników o korzyściach to zaledwie pierwsze etap prac. Aby optymalizacja przyniosła oczekiwane efekty, należy przeprowadzić dokładną diagnozę stanu przedsiębiorstwa. Na jakie kwestie należy wziąć pod uwagę?
- aktualna kondycja firmy,
- geneza funkcjonowania przedsiębiorstwa,
- identyfikacja działań priorytetowych,
- wytypowanie newralgicznych obszarów,
- prognozy dotyczące rozwoju przedsiębiorstwa.
Aby uzyskać wiarygodny obraz organizacji, zadaj sobie kilka pytań:
- Jak wygląda przepływ procesów i informacji w firmie?
- Jak prezentuje się struktura rodzin produktów?
- Czy istnieje możliwość pomiaru efektywności poszczególnych obszarów firmy?
- Jak wygląda zagospodarowanie magazynów?
- Czy park maszynowy jest stale rozbudowywany?
- Jak kształtuje się strategia zarządzania przedsiębiorstwem?
- Czy plan sprzedaży jest zintegrowany z planem produkcji?
To tylko przykładowe pytania, które należy zadać przed rozpoczęciem działań optymalizacyjnych. Lean management nie jest strategią „zza biurka”. Koncepcja została ukuta przez praktyków, którzy przyglądali się, jak wyglądają realne prace nad procesem i wprowadzali zmiany w oparciu o obserwację.
Chcesz wykonać ocenę kondycji firmy i doskonalić procesy biznesowe? Zacznij już dziś. Ważnym elementem strategii LM jest dostosowanie infrastruktury IT do potrzeb przedsiębiorstwa. Inwestując w dedykowane aplikacje ERP, możesz wyeliminować straty i przestoje związane z nieprawidłowym zarządzaniem procesem produkcyjnym. Masz pytania dotyczące usług IT? A może chciałbyś zbudować własną infrastrukturę informatyczną? Zadzwoń i przedstaw swoje oczekiwania.
Czytaj więcej:
Optyczne rozpoznawanie tekstu- Comarch OCR
CRM online: Korzyści z systemu CRM w chmurze
Analiza danych i controlling w nowoczesnym biznesie
