KSeF 2026 – kogo dotyczy obowiązek e-fakturowania i jak się przygotować do KseF?

Czym jest KSeF i e-faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – często pojawia się pytanie: KSeF – co to takiego? Jest to centralna, rządowa platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tzw. formacie ustrukturyzowanym. Mówiąc prościej, KSeF to system, w którym przedsiębiorca wystawia fakturę poprzez wprowadzenie jej danych do specjalnego pliku elektronicznego (XML) o ustandaryzowanej strukturze, a następnie wysyła ten plik do bazy Ministerstwa Finansów. Tam faktura zostaje zarejestrowana i udostępniona odbiorcy (kontrahentowi) za pośrednictwem tego samego systemu.

E-faktura ustrukturyzowana to właśnie taka faktura wystawiona w KSeF – posiada z góry określoną strukturę danych i format (obecnie jest to XML zgodny ze schemą FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych). Taka faktura zawiera wszystkie wymagane informacje (m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, przedmiot transakcji, kwoty netto, VAT, itd.), ale zamiast papierowego wydruku czy PDF-a istnieje jako zapis cyfrowy w systemie KSeF. Po wystawieniu w systemie, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF i jest przechowywana centralnie przez administrację skarbową przez 10 lat. Dzięki temu spełnia wymogi archiwizacji – przedsiębiorca nie musi tworzyć własnego archiwum takich faktur, a organ podatkowy ma do nich bezpośredni dostęp w razie potrzeby.

Podstawa prawna. Funkcjonowanie KSeF zostało wprowadzone przepisami ustawy z 29 października 2021 r., która znowelizowała ustawę o VAT i wprowadziła definicję faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Od 1 stycznia 2022 r. KSeF działał fakultatywnie – podatnicy mogli dobrowolnie wystawiać faktury przez ten system, obok tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych (PDF). Polska uzyskała także zgodę Unii Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania (decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniła nasz kraj do odstępstwa od przepisów dyrektywy VAT w zakresie faktur elektronicznych). Kolejne nowelizacje ustawy o VAT ustaliły daty rozpoczęcia obowiązkowego KSeF. Pierwotnie planowano go już na 2024 rok, jednak Ministerstwo Finansów przesunęło te terminy, dając przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie – o czym piszemy poniżej.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF od 2026 roku?

Obowiązkowy KSeF obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury VAT w Polsce. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od 2026 r. wszystkie podmioty dokonujące transakcji opodatkowanych VAT będą musiały korzystać z KSeF – dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT (zarówno ze zwolnienia podmiotowego, np. z uwagi na niskie obroty, jak i przedmiotowego przy sprzedaży zwolnionej). Innymi słowy, nawet jeśli firma korzysta ze zwolnienia z VAT, lecz wystawia faktury (np. na żądanie kontrahenta), będzie zobowiązana wystawiać je w systemie KSeF.

Wprowadzone będą jednak etapy i wyjątki dla najmniejszych podmiotów, aby ułatwić dostosowanie się do nowych przepisów. Ustawodawca przewidział m.in. że tzw. najmniejsi podatnicy wykluczeni cyfrowo – czyli przedsiębiorcy o bardzo niewielkiej skali działalności, którzy mogą nie mieć łatwego dostępu do internetu lub odpowiednich narzędzi – otrzymają dłuższy okres przejściowy. Do tej grupy zaliczono firmy, u których pojedyncze faktury nie przekraczają wartości 450 zł (to równowarość faktury uproszczonej), a łączna miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł. Takie najmniejsze firmy zostaną objęte obowiązkiem KSeF najwcześniej od 1 stycznia 2027 r., ale szczegóły dotyczące kryteriów kwalifikacji do grupy „wykluczonych cyfrowo” mogą ulec doprecyzowaniu. Ministerstwo Finansów zapowiada dodatkowe wytyczne w tej sprawie. W okresie przejściowym będą one mogły nadal wystawiać faktury w dotychczasowy sposób (np. papierowo lub e-mailem), jeśli spełniają kryteria wykluczenia cyfrowego.

Warto dodać, że pewne rodzaje dokumentów zostaną początkowo wyłączone z obowiązku KSeF. Przykładem są faktury VAT RR, które nie będą objęte obowiązkiem wystawiania przez KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać je w KSeF, ale nie będzie to obowiązek. Analogicznie, paragony z NIP-em do 450 zł (uznawane za faktury uproszczone) na razie pozostają wystawiane za pomocą kas fiskalnych. Ministerstwo Finansów zapowiedziało utrzymanie odroczenia obowiązku raportowania paragonów fiskalnych w KSeF do czasu odpowiednich zmian technicznych. Generalnie jednak zdecydowana większość typowych faktur sprzedaży będzie musiała przechodzić przez KSeF.

Reasumując, obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył:

• wszystkich czynnych podatników VAT,
• podatników zwolnionych z VAT (zarówno przedmiotowo, jak i podmiotowo),
• wystawiających faktury na rzecz innych podatników (transakcje B2B).

Wyjątki:

• mikroprzedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo (przychody do 10 tys. zł miesięcznie, faktury nie przekraczające 450 zł) – obowiązek dopiero od 1 stycznia 2027 r.,
• faktury VAT RR – do 31 marca 2026 r. poza KSeF,
• paragony z NIP (faktury uproszczone) – do odwołania poza KSeF.

Terminy wejścia w życie obowiązku KSeF

Terminy wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania zostały ustalone w przepisach i komunikatach Ministerstwa Finansów po konsultacjach z biznesem. Zgodnie z obecnym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami w roku 2026:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników, czyli firmy, których wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Dotyczy to największych przedsiębiorstw, które jako pierwsze zostaną objęte nowym systemem e-faktur.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla pozostałych przedsiębiorców, a więc średnich i małych firm, które nie spełniają powyższego kryterium dużego podatnika. W praktyce, od II kwartału 2026 wszystkie standardowe faktury sprzedaży w obrocie B2B w Polsce będą już musiały być wystawiane w KSeF.
• Od 1 stycznia 2027 r. – do systemu dołączą wspomniani wcześniej najmniejsi podatnicy spełniający kryteria wykluczenia cyfrowego, dla których przewidziano dodatkowe odroczenie. Dopiero z początkiem 2027 r. nawet drobna sprzedaż będzie fakturowana wyłącznie przez KSeF, domykając tym samym pełne wdrożenie systemu.

Uwaga: Początkowo planowano nieco wcześniejsze daty dla mniejszych podmiotów (mówiło się o październiku 2026 r.), jednak w wyniku konsultacji terminy te przedłużono do końca 2026 roku, aby dać najmniejszym firmom więcej czasu. Warto śledzić ostateczny kształt przepisów, ponieważ harmonogram został ustalony ustawowo (nowelizacją ustawy o VAT z maja 2024 r.) i ewentualne drobne korekty mogą jeszcze się pojawić w rozporządzeniach wykonawczych.

Okres dobrowolny i testowy. Należy pamiętać, że do czasu wejścia w życie obowiązku, korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne. System działa już od 2022 roku, więc przedsiębiorcy mają możliwość wcześniejszego przetestowania e-faktur w swojej działalności. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe oraz bezpłatne narzędzia (np. Aplikację Podatnika KSeF) – warto z nich skorzystać przed 2026 r., aby sprawdzić działanie systemu na własnych dokumentach. Co więcej, do czasu pełnego obowiązku wprowadzono pewne ułatwienia: np. aż do połowy 2026 r. nie będzie wymagane podawanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF przy dokonywaniu płatności za fakturę (odroczono ten wymóg do 1 lipca 2026). Również sankcje za ewentualne nieprzestrzeganie nowych obowiązków początkowo nie będą nakładane – fiskus zapowiedział „miękkie” podejście i brak kar za błędy w początkowym okresie działania systemu. Daje to firmom czas na oswojenie się z KSeF bez ryzyka natychmiastowych konsekwencji, o ile oczywiście dołożą starań, by się dostosować.

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza znaczące zmiany w codziennych procesach księgowych firmy. Aby uniknąć chaosu w 2026 roku, przygotowania należy rozpocząć z wyprzedzeniem. Oto kluczowe kroki, jakie powinni podjąć przedsiębiorcy:

1. Analiza i dostosowanie systemów IT. Sprawdź, czy Twój obecny program do fakturowania i system księgowy są kompatybilne z KSeF. Jeśli nie, zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie lub aktualizacje, które umożliwią wystawianie e-faktur zgodnie z wymogami systemu. Najlepiej, aby nowe rozwiązanie dało się zintegrować z używanym systemem ERP lub finansowo-księgowym – dzięki temu wystawianie i wysyłka faktur do KSeF mogą odbywać się automatycznie, w tle, bez ręcznego wprowadzania danych. Upewnij się też, że posiadasz dostęp do internetu i sprzęt pozwalający na stałą komunikację z platformą KSeF (np. komputer z aktualnym oprogramowaniem, ewentualnie urządzenie do elektronicznego podpisu lub pieczęci, jeśli będzie wymagane do autoryzacji faktur).
2. Gotowość do odbierania faktur z KSeF. Pamiętaj, że nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie Twoją firmę dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to możesz otrzymywać faktury od kontrahentów już od 1 lutego 2026 r. Dlatego systemy informatyczne i procesy w firmie powinny być gotowe nie tylko do wystawiania, ale też odbierania e-faktur z KSeF. W praktyce oznacza to, że trzeba zadbać o integrację z platformą KSeF także pod kątem odbioru dokumentów, np. automatycznego importu faktur zakupowych do systemu księgowego lub ERP.
3. Zapewnienie dostępu i uprawnień. Zorganizuj dostęp do KSeF dla siebie i pracowników. Ministerstwo Finansów udostępnia różne metody autoryzacji w systemie – np. poprzez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub tokeny/aplikacje. Trzeba zdecydować, kto w firmie będzie odpowiadał za wysyłanie faktur do KSeF i przyznać odpowiednie uprawnienia tym osobom (lub np. biuru rachunkowemu, jeśli prowadzi księgowość firmy). W przypadku korzystania z usług zewnętrznego biura księgowego, warto już teraz uzgodnić, jak podzielicie się obowiązkami związanymi z wystawianiem e-faktur i kto technicznie będzie obsługiwał KSeF w imieniu firmy.
4. Szkolenie zespołu. Zapewnij szkolenia dla pracowników działu finansowo-księgowego i osób wystawiających faktury. Zespół powinien poznać zasady działania KSeF, obsługi e-faktur i procedur korygowania błędów. Warto opracować wewnętrzne instrukcje postępowania z fakturami ustrukturyzowanymi – od momentu sprzedaży, poprzez wprowadzenie danych do systemu, po odbiór faktur zakupowych z KSeF i kontrolę ich poprawności. Przeszkoleni pracownicy będą pewniej poruszać się w nowym środowisku, co zminimalizuje ryzyko pomyłek.
5. Dostosowanie procedur i obiegu dokumentów. Wejście KSeF wymusza aktualizację dotychczasowych procedur księgowych. Należy przygotować firmę na to, że faktury będą krążyć elektronicznie – np. nie trzeba będzie już drukować dokumentów dla kontrahenta, ale trzeba zadbać, by został on powiadomiony o wystawieniu faktury w KSeF (choć formalnie dostęp do niej będzie miał w systemie). Wewnętrznie zaś, opracuj procedurę archiwizacji dowodów sprzedaży z KSeF (mimo że są one przechowywane centralnie, firma może chcieć mieć kopie lub raporty). Ustal również sposób postępowania w sytuacjach awaryjnych – np. gdyby wystąpiła przerwa w dostępie do internetu lub awaria systemu KSeF, faktury będzie można wystawić w tzw. trybie offline, a następnie przesłać je do systemu po odzyskaniu łączności (przepisy przewidują możliwość przesłania faktury następnego dnia roboczego w razie problemów technicznych). Takie scenariusze warto mieć opisane w firmowej instrukcji.
6. Testowanie i pilotaż. Nie czekaj do ostatniej chwili – wypróbuj KSeF wcześniej. W 2025 r. dobrze jest przeprowadzić wewnętrzny pilotaż: wystawić kilka faktur w formacie ustrukturyzowanym, wysłać je przez środowisko testowe KSeF lub nawet produkcyjnie (system działa dobrowolnie, więc można wystawiać e-faktury równolegle z tradycyjnymi). Pozwoli to zidentyfikować ewentualne problemy i pytania, zanim stanie się to krytyczne. Dzięki testom sprawdzisz, czy wszystkie dane na fakturach są poprawnie odwzorowane w schemacie XML, czy integracja systemów działa prawidłowo i czy odbiorcy potrafią odebrać Wasze faktury z KSeF. Jeśli pojawią się błędy – masz czas, by je skorygować (np. doprecyzować ustawienia oprogramowania) przed lutym 2026.
7. Śledzenie zmian w przepisach. Digitalizacja dokumentów to proces, który może być modyfikowany po drodze, więc bądź na bieżąco z komunikatami Ministerstwa Finansów. Monitoruj oficjalne strony (jak gov.pl i sekcja KSeF) oraz informacje od doradców podatkowych. W 2025 roku mogą pojawiać się dodatkowe wytyczne, nowe wersje struktury e-faktury (np. schemy FA(3) itp.) czy zmiany techniczne w API KSeF. Wczesne wychwycenie tych zmian pozwoli zawczasu dostosować systemy i uniknąć niespodzianek. Przede wszystkim jednak – nie odkładaj przygotowań. Jak podkreślają eksperci, kluczowe jest wczesne przygotowanie, by uniknąć chaosu w 2026 roku.

Podsumowanie

Przejście na obowiązkowe e-faktury w KSeF od 2026 roku to duże wyzwanie dla firm, ale i krok ku unowocześnieniu administracji podatkowej. KSeF jako centralny system faktur ustrukturyzowanych przyniesie ujednolicenie formatów dokumentów i większą przejrzystość obrotu gospodarczego. Choć wdrożenie wymaga nakładów pracy – dostosowania technicznego i organizacyjnego – to w dłuższej perspektywie może zaowocować usprawnieniem procesów księgowych (automatyzacją, redukcją papierowej biurokracji) oraz większym bezpieczeństwem (mniej błędów, kopia faktur w zasobach Ministerstwa).

Od 2026 r. obowiązkowy KSeF stanie się rzeczywistością – najpierw dla największych, a w kolejnych miesiącach dla wszystkich przedsiębiorców. Warto już teraz upewnić się, że nasza firma rozumie, co to jest KSeF i jak działa ten system, a następnie podjąć zaplanowane działania przygotowawcze. Z pomocą doradców podatkowych i dostawców oprogramowania można przejść przez ten proces sprawnie. Pamiętajmy, że celem wprowadzenia KSeF – poza wymaganiami fiskusa – jest również korzyść dla biznesu, m.in. szybszy obieg dokumentów, łatwiejsze archiwizowanie oraz możliwość automatycznej kontroli rozliczeń VAT. Im lepiej przygotujemy się na tę zmianę, tym bardziej skorzystamy na nowym systemie, zamiast odczuwać jedynie ciężar obowiązku.

Znając definicję i podstawy prawne KSeF, mając świadomość kogo i od kiedy dotyczy ten obowiązek, a przede wszystkim odpowiednio się przygotowawszy, przedsiębiorcy mogą potraktować rok 2025 jako okres inwestycji w cyfryzację, by w 2026 r. obowiązkowe e-fakturowanie nie było źródłem stresu, lecz stało się kolejnym elementem nowoczesnego, efektywnego prowadzenia biznesu. Wszystko wskazuje na to, że era papierowych faktur dobiega końca – nadchodzi czas KSeF i warto być na tę zmianę gotowym.