Elektroniczny obieg dokumentów – jak go wprowadzić w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

EOD to system, który umożliwia przesyłanie i procesowanie dokumentów firmowych za pośrednictwem specjalnego oprogramowania. W zależności od potrzeb i wielkości organizacji program może oferować zróżnicowane funkcjonalności m.in. skanowanie dokumentów papierowych, inteligentne szukanie czy tworzenie raportów.

Jak wygląda wdrożenie systemu EOD w firmie?

Chciałbyś wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Na czym polega ta procedura? Jeżeli chodzi o sam model działania, EOD nie różni się zbytnio od tradycyjnego przepływu informacji. Jedyną zauważalną różnicą jest to, że czynności są zautomatyzowane. Pierwszym etapem wdrożenia systemu jest przygotowanie wewnętrzne, czyli analiza potrzeb i modelu dotychczasowego przepływu dokumentacji. Z pomocą dostawcy oprogramowania możesz przeanalizować mocne i słabe strony tego procesu oraz zidentyfikować główne problemy. Samo wdrożenie systemu trwa zazwyczaj krócej niż zaimplementowanie funkcjonalności z innych obszarów. Kolejny etap obejmuje migrację danych i testy systemów. Kiedy program zostanie zaimplementowany można przejść do najważniejszego kroku, czyli szkolenia pracowników.

Nasza firma zapewnia kompleksowe doradztwo dla przedsiębiorców, które obejmuje także wsparcie techniczne po wdrożeniu rozwiązania. Nasi specjaliści zapewnią pomoc w zakresie pracy na systemie. Zobacz, jakie programy informatyczne dla firm możemy Ci zaoferować.

Elektroniczny obieg dokumentów – od kiedy?

Od 1 lipca 2024 roku w Polsce miały obowiązywać nowe zasady fakturowania. Zgodnie z nim przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiania dokumentów za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Głównym celem tej zmiany jest zwalczanie oszustw VAT oraz ułatwienie monitorowania transakcji, co przełoży się na zmniejszoną potrzebę kontroli przedsiębiorców. Z powodu trudności we wdrażaniu, ostatecznie termin wprowadzenia KSeF został przełożony na 2026 rok. Mimo to lepiej nie czekać i już dziś zadbać o wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – dla własnej wygody!

Dlaczego warto zainwestować w EOD system?

W niektórych przedsiębiorstwach wciąż obowiązuje tradycyjny model obiegu dokumentów. Pisma krążą między kolejnymi działami i pracownikami uprawnionymi do ich akceptacji, co zajmuje dużo czasu, nierzadko wymaga zaangażowania kuriera i wiąże się z ryzykiem zagubienia lub przypadkowego zniszczenia. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wszystkie niedogodności związane z przekazywaniem dokumentacji w formie fizycznej.

Co Twoja firma może zyskać dzięki EOD?

• Oszczędności ma materiałach – nie musisz kupować akcesoriów i urządzeń biurowych służących do archiwizacji i przechowywania dokumentacji, odchodzą także koszty związane z powielanie dokumentów.
• Skrócenie czasu pracy – elektroniczny obieg faktur usprawnia procedury przepływu informacji w przedsiębiorstwie.
• Łatwe wyszukiwanie pism – dzięki opcji filtrowania i sortowania łatwo znajdziesz wszystkie interesujące Cię dokumenty.
• Bieżąca kontrola przepływu informacji – system umożliwia monitorowanie obiegu dokumentów i nadawanie uprawnień dostępowych pracownikom.
• Integracja z oprogramowaniem EPR – systemy EOD mogą być z łatwością połączone z programami do planowania zasobami przedsiębiorstwa oraz programami CMR.

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie to sposób na całkowite zrewolucjonizowanie standardów pracy przedsiębiorstwa. Dzięki intuicyjnemu systemowi możesz zminimalizować ryzyko zniszczenia i zagubienia danych i utraty dokumentacji, a Twoi pracownicy mogą zyskać więcej czasu na realizację innych obowiązków.

Zobacz pozostałe korzyści i funkcjonalności Comarch DMS – zautomatyzowanego obiegu dokumentów!

DMS Comarch – elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Comarch DMS (Document Management System) to system obiegu dokumentów, który usprawnia czynności związane z rejestrowaniem, opisaniem, zaakceptowaniem i zarchiwizowaniem dokumentów firmowych. Cała dokumentacja jest zgromadzona w jednym miejscu, co uławia zarządzanie dokumentami i eliminuje ryzyko zagubienia faktury, umów czy sprawozdań finansowych. Dzięki zastosowaniu technologii OCR, pozwalającej przekonwertować zeskanowany obraz na tekst rozpoznawany przez komputer, wprowadzanie i rejestracja dokumentów odbywa się w pełni automatycznie.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu? Koniecznie sprawdź: Comarch DMS: Czym jest i jak działa system do obiegu dokumentów?

System EOD – łatwa integracja z oprogramowaniem ERP

Platforma low-code Comarch DMS może być łatwo zintegrowana z systemami ERP m.in. Comarch Optima, Comarch Enterprise czy Comarch XL. Otwartość systemu umożliwia przy tym łatwą rozbudowę dostępnego zakresu wymiany danych z dedykowanymi rozwiązaniami branżowymi.

Zainteresowały Cię możliwości, jakie niesie za sobą wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie? Jeżeli zależy Ci na szybkiej rozbudowie, z przyjemnością przedstawimy wzorce obiegów, które po dostosowaniu możemy w prosty sposób uruchomić. Zapewniamy pomoc w konfiguracji EOD i wsparcie na każdym etapie procesu wdrożeniowego.

Zobacz więcej: Comarch DMS: automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych